較早前的文章提到項目(Project)的定義項目管理(Project Management)的原則,本文將會講解項目管理中常用的工具-甘特圖及工作監管表,如何應用於組織管理中。

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甘特圖 (Gantt Chart)

甘特圖是一個能夠呈現項目所涉及的工作範疇及事項、所需時間及負責人的時間表,以便項目負責人有效監察事工的進度及變化。一般以月份作為單位,但若項目時間周期短及工作進度較緊湊,也可適時靈活調整至以周為單位。例子如下:

上圖例子,能夠呈現項目內各項具體工作事項及負責人、所需時間、預計執行之月份及真實發生之月份,這個工具有助負責人在了解項目全貌後,分析出一些跟時間、資源等有關的判斷。

以上列的例子,可以見到這項目的工作較集中在1-3月,組織可因此評估是否有足夠人手處理這些工作,決定在1-3月期間是否有需要減少其他會務及活動,以集中人手處理。

另外,我們亦不難發現一些工作之間的關聯性,如在招聘員工這範疇內,必須於刊登廣告後才可進行面試,因此若刊登廣告的工作延遲,面試的工作也會直接受到影響,甚至出現骨牌效應;從而判斷哪些關鍵工作盡量不要延誤,及延誤後可能之影響。甘特圖就能讓項目各項工作視像化及持續追蹤進展,讓組織作整體把控,並在跟原定計劃出現誤差下,作出工作協調及資源調動的考慮。

附件下載:甘特圖讓您對項目一目了然_Gantt Chart.xlsx

 

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工作監管表 (Workplan)

工作監管表是筆者較常使用的項目管理工具,因這工作表能有效監管所有工作細項的進度,亦清楚顯示完結期及負責人。與甘特圖不同之處是工作監管表所顯示的事工會較甘特圖詳盡仔細。工作監管表能有效讓項目負責人監察每個細項的情況,下表以招聘職員作為例子:

甘特圖及工作監管表是一個較容易應用於組織管理的工具,前者作為年度計劃之用,可以清楚顯示哪一個時段需要較多資源及人手;後者則可以細緻地分配及監管工作。大家以一個共同的工具作工作跟蹤,並於每月執委會中作出匯報及進度展示,可以促進執委就各會務的處理和溝通,並商討對策。

附件下載:甘特圖讓您對項目一目了然_工作監管表.docx

 

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