社署資助計劃申請及項目管理貼士 | 2023-03-16

組織管理問題多‧千頭萬緒點「開波」(下)

本篇我們分享組織遇到「防止潛在型」問題時的重要課題。先溫習一下,「防止潛在型」即表示問題現時未出現明顯的損害;但不處理會出現嚴重事故。例如會內的互助氣氛減弱,短期內不會有明顯的問題,但時間過去就會發現互助組織的形像失去了, 變成角色定位的嚴重問題。又或者屬社團註冊的組織一直沒有進行核數,按條例是不需要每年進行的,所以問題看似不大;但當社團註冊處抽驗或有贊助團體要求時,就即時出現嚴重問題。 如果能有效找出組織內的「防止潛在型」問題並按部就班處理,便會大大減少出現回復原狀型問題,亦減少出現危機處理的機會, 當然不代表完全不會發生。所以處理這類問題的基本課題就是「預防策略」及「因應策略」。 製定「預防策略」及「因應策略」有2個途徑,分別是︰ 由下而上– 從個別發現的狀況或現象,向上推演可能引發的不良狀態。上面的兩個例子就是以這方法推演出來。 由上而下– 剛相反,這途徑是先假設最後會發生的不良狀態,然後再思考有甚麼誘因會引發這個不良狀態。 由下而上法 由下而上法是從目前觀察到的個別特定狀況或現象開始著手,經以下四個步驟擬定策略︰ 1. 從現況中鎖定必須注意的特定因素 2. 假期不想發生的不良狀況 3. 擬定預防策略(如何排除/消滅引發因素) 4. 擬定因應策略(處理一旦不良狀況出現的情況,即「恢復原狀型」問題) 上面有關核數的例子, 「一直沒有進行核數」便是1. 可見的現況而須要注意的因素。在確定這因素後, 便開始透過自問自答「所以呢?」、「之後會如何?」這兩組問題來進行邏輯推演, 如果最終會發生不良狀況, 那表示你觀察到的現象就是潛在性的重要問題。 狀況︰「組織一直沒有進行核數。」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 答︰「會不會有人會突然問我地攞黎睇?」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 答︰「即時交不出!」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 …

社署資助計劃申請及項目管理貼士 | 2023-03-16

組織管理問題多‧千頭萬緒點「開波」(中)

本篇我們分享組織遇到「防止潛在型」問題時的重要課題。先溫習一下,「防止潛在型」即表示問題現時未出現明顯的損害;但不處理會出現嚴重事故。例如會內的互助氣氛減弱,短期內不會有明顯的問題,但時間過去就會發現互助組織的形像失去了, 變成角色定位的嚴重問題。又或者屬社團註冊的組織一直沒有進行核數,按條例是不需要每年進行的,所以問題看似不大;但當社團註冊處抽驗或有贊助團體要求時,就即時出現嚴重問題。 如果能有效找出組織內的「防止潛在型」問題並按部就班處理,便會大大減少出現回復原狀型問題,亦減少出現危機處理的機會, 當然不代表完全不會發生。所以處理這類問題的基本課題就是「預防策略」及「因應策略」。 製定「預防策略」及「因應策略」有2個途徑,分別是︰ 由下而上– 從個別發現的狀況或現象,向上推演可能引發的不良狀態。上面的兩個例子就是以這方法推演出來。 由上而下– 剛相反,這途徑是先假設最後會發生的不良狀態,然後再思考有甚麼誘因會引發這個不良狀態。 由下而上法 由下而上法是從目前觀察到的個別特定狀況或現象開始著手,經以下四個步驟擬定策略︰ 1. 從現況中鎖定必須注意的特定因素 2. 假期不想發生的不良狀況 3. 擬定預防策略(如何排除/消滅引發因素) 4. 擬定因應策略(處理一旦不良狀況出現的情況,即「恢復原狀型」問題) 上面有關核數的例子, 「一直沒有進行核數」便是1. 可見的現況而須要注意的因素。在確定這因素後, 便開始透過自問自答「所以呢?」、「之後會如何?」這兩組問題來進行邏輯推演, 如果最終會發生不良狀況, 那表示你觀察到的現象就是潛在性的重要問題。 狀況︰「組織一直沒有進行核數。」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 答︰「會不會有人會突然問我地攞黎睇?」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 答︰「即時交不出!」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 …

社署資助計劃申請及項目管理貼士 | 2022-11-18

搵啱職員的五大要訣

隨著自助組織的發展,無論會員人數、會務都不斷膨脹;到了一個程度就很難單靠義務工作的模式﹐而要考慮聘用受薪職員協助。但筆者又常常見到組織請人後才發覺職員幫不了手, 如需要職員處理財務, 但職員卻對會計一竅不通。怎樣才能請到合適的職員呢? 以下五個要訣希望對大家有幫助。

社署資助計劃申請及項目管理貼士 | 2022-11-18

如何平衡職員工作及用者參與?

對自助組織來說,參與會務的計劃及推行是協助會員建立自信、病後積極生活及對組織歸屬感的不二之法。但若組織有了受薪職員,很多時候執委就會感到平衡職員工作及用者參與出現困難,究竟如何分配日常組織的工作?哪些工作又是委員及會友需要持守的呢?文中會用幾個提問幫助組織回答和釐清。

社署資助計劃申請及項目管理貼士 | 2022-03-21

回歸基本步

香港的殘疾人士自助組織由90年代開始蓬勃發展,到現在大大小小的組織或小組已超過200個。當中有些會員數量已數以千人,有些有不同的分區,而日常的活動也由簡單的互助聚會及知識講座,逐漸變得多元化。這些變化都反映著自助組織的重要性及不能代替的角色。

自助互助文化提升 | 2021-09-20

回歸基本步

香港的殘疾人士自助組織由90年代開始蓬勃發展,到現在大大小小的組織或小組已超過200個。要讓自助組織的承傳有所出路,我們便要回歸基本步,重新思考自助互助的關係。

組織管理 | 2021-09-13

組織管理問題多‧千頭萬緒點「開波」(下)

本篇我們分享組織遇到「防止潛在型」問題時的重要課題。先溫習一下,「防止潛在型」即表示問題現時未出現明顯的損害;但不處理會出現嚴重事故。例如會內的互助氣氛減弱,短期內不會有明顯的問題,但時間過去就會發現互助組織的形像失去了, 變成角色定位的嚴重問題。又或者屬社團註冊的組織一直沒有進行核數,按條例是不需要每年進行的,所以問題看似不大;但當社團註冊處抽驗或有贊助團體要求時,就即時出現嚴重問題。

組織管理 | 2021-08-30

組織管理問題多‧千頭萬緒點「開波」(中) 

當我們完成發現問題,把問題分類後,接著就是把問題設定出具體課題(Questions),並按上文提的步驟解決面對的問題。本文先談談「恢復原狀型」的課題及相應解決方法。

組織管理 | 2021-08-23

組織管理問題多‧千頭萬緒點「開波」(上)

很多時候當執委在組織出現問題時,都會急於直接去找解決方案,往往忽略了分析問題的重要性。其實要真正找到針對性的解決方案,分析並找出問題的癥結是重要的步驟。

組織管理 | 2021-05-24

如何平衡職員工作及用者參與?

對自助組織來說,參與會務的計劃及推行是協助會員建立自信、病後積極生活及對組織歸屬感的不二之法。但若組織有了受薪職員,很多時候執委就會感到平衡職員工作及用者參與出現困難,究竟如何分配日常組織的工作?哪些工作又是委員及會友需要持守的呢?文中會用幾個提問幫助組織回答和釐清。