自助組織的司庫/財政有哪些工作範疇？
自助組織的執委會/董事會內，都需要有「司庫」或「財政」這個重要的崗位。根據社團條例，要求社團必須有三名核心執委：其中一位必須為主席，另外兩位可為副主席、司庫、秘書或負責處理銀行帳戶的執委，可見「司庫」被認可為一個社團內的核心成員。亳無疑問，慈善團體的責信(accountability)十分重要，而財務責信(financial accountability)更是社團公信力的基礎。 但究竟在一個自助組織內，由病人義務擔任的「司庫」，其職責及日常任務到底是什麼？筆者翻閱一些病人自助組織的會章，大部份對「司庫」的職責描述如下： 管理本會的現金及經費 記錄交易資料 管理所有財務收入及支出的賬目 定期準備財政預算及提交財務報表予會員及本會指定核數師 老實說，筆者看過這幾項「司庫職責」後，也難以具體掌握對司庫這個崗位的要求及期望，怪不得很多自助組織的「財政大臣」都表示無從入手。於是，筆者希望嘗試整理「司庫」的工作範疇、目標及日常任務，讓自助組織的「司庫」作為參考或依據，慢慢建立參與此項會務的方法及信心。 (圖片來源: pexels) 工作範疇(1)：道德操守 目標：在會務運作中留意及把關所有涉及財務管理相關的原則和操守，並落實執行 具體任務：財務管理的三個基本又重要的操守是：公開透明、利益關係、防止漏洞。 在日常會務中，司庫需要： 定立周期，定期檢視組織內的各個較常涉及財務操作的範疇，如日常財務收支流程、採購程序、財務報告及交代、員工薪津等，是否都能經常保持公開透明、廉正誠信等原則，以及有否出現一些會容易出現貪污舞弊的漏洞，便要馬上制定處理方法 在一些涉及重要工作及大量資金的工作起動時，例如接了新的資助項目、要進行組織20周年大型活動、建立會址、進行工程及招聘新職員等，建議成立特別工作小組商討資金的運用、評估現有財務流程機制是否能滿足需要及建立新的機制等，並要在工作開始前進行財務安排及管理的溝通，定立明確的規章制度 工作範疇(2)：常務處理 目標：在會務運作中參與及了解日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄 具體任務：日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄，即是每天/每周/每月/每季的收支賬紀錄核對、銀行存摺打簿或理財月結單、各項目收支報銷項目之有效分類及核對、零用現金管理及結算、財務入檔或輸入系統檢視。 因此，司庫需要： 每月安排固定時間檢核單據、各項報表及帳目 每月清理零用現金報銷 每月結算戶口 每月於財務小組中交代組織財務現況，及就檢核過程發現的問題發起商議討論 每季於執委會中報告協會整體財務現況及各重要項目的財務情況 工作範疇(3)：操作性原則指引 目標：按規章制度以一致的標準及原則操作所有賬目及收支；及一些就不同特殊情況下處理的原則及指引 具體任務：在企業或社團運作內，都會有恆常的運作模式，也衍生恆常的的財務運作形態，如大部份自助組織的支出項目都不外乎是活動費、交通或復康巴、郵務印刷等。在恆常運作中應該漸漸建立財務標準、原則及流程，如茶點支出、義工津貼上限、單據要求、不同金額支出的決策授權、報銷零用金表格及流程等。 …
組織不可不知的財務管理夥伴
自助組織的執委會/董事會內，都需要有「司庫」或「財政」這個重要的崗位。根據社團條例，要求社團必須有三名核心執委：其中一位必須為主席，另外兩位可為副主席、司庫、秘書或負責處理銀行帳戶的執委，可見「司庫」被認可為一個社團內的核心成員。亳無疑問，慈善團體的責信(accountability)十分重要，而財務責信(financial accountability)更是社團公信力的基礎。 但究竟在一個自助組織內，由病人義務擔任的「司庫」，其職責及日常任務到底是什麼？筆者翻閱一些病人自助組織的會章，大部份對「司庫」的職責描述如下： 管理本會的現金及經費 記錄交易資料 管理所有財務收入及支出的賬目 定期準備財政預算及提交財務報表予會員及本會指定核數師 老實說，筆者看過這幾項「司庫職責」後，也難以具體掌握對司庫這個崗位的要求及期望，怪不得很多自助組織的「財政大臣」都表示無從入手。於是，筆者希望嘗試整理「司庫」的工作範疇、目標及日常任務，讓自助組織的「司庫」作為參考或依據，慢慢建立參與此項會務的方法及信心。 (圖片來源: pexels) 工作範疇(1)：道德操守 目標：在會務運作中留意及把關所有涉及財務管理相關的原則和操守，並落實執行 具體任務：財務管理的三個基本又重要的操守是：公開透明、利益關係、防止漏洞。 在日常會務中，司庫需要： 定立周期，定期檢視組織內的各個較常涉及財務操作的範疇，如日常財務收支流程、採購程序、財務報告及交代、員工薪津等，是否都能經常保持公開透明、廉正誠信等原則，以及有否出現一些會容易出現貪污舞弊的漏洞，便要馬上制定處理方法 在一些涉及重要工作及大量資金的工作起動時，例如接了新的資助項目、要進行組織20周年大型活動、建立會址、進行工程及招聘新職員等，建議成立特別工作小組商討資金的運用、評估現有財務流程機制是否能滿足需要及建立新的機制等，並要在工作開始前進行財務安排及管理的溝通，定立明確的規章制度 工作範疇(2)：常務處理 目標：在會務運作中參與及了解日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄 具體任務：日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄，即是每天/每周/每月/每季的收支賬紀錄核對、銀行存摺打簿或理財月結單、各項目收支報銷項目之有效分類及核對、零用現金管理及結算、財務入檔或輸入系統檢視。 因此，司庫需要： 每月安排固定時間檢核單據、各項報表及帳目 每月清理零用現金報銷 每月結算戶口 每月於財務小組中交代組織財務現況，及就檢核過程發現的問題發起商議討論 每季於執委會中報告協會整體財務現況及各重要項目的財務情況 工作範疇(3)：操作性原則指引 目標：按規章制度以一致的標準及原則操作所有賬目及收支；及一些就不同特殊情況下處理的原則及指引 具體任務：在企業或社團運作內，都會有恆常的運作模式，也衍生恆常的的財務運作形態，如大部份自助組織的支出項目都不外乎是活動費、交通或復康巴、郵務印刷等。在恆常運作中應該漸漸建立財務標準、原則及流程，如茶點支出、義工津貼上限、單據要求、不同金額支出的決策授權、報銷零用金表格及流程等。 …
僱傭條例必修課(1)：終止僱傭合約及代通知金
自助組織的執委會/董事會內，都需要有「司庫」或「財政」這個重要的崗位。根據社團條例，要求社團必須有三名核心執委：其中一位必須為主席，另外兩位可為副主席、司庫、秘書或負責處理銀行帳戶的執委，可見「司庫」被認可為一個社團內的核心成員。亳無疑問，慈善團體的責信(accountability)十分重要，而財務責信(financial accountability)更是社團公信力的基礎。 但究竟在一個自助組織內，由病人義務擔任的「司庫」，其職責及日常任務到底是什麼？筆者翻閱一些病人自助組織的會章，大部份對「司庫」的職責描述如下： 管理本會的現金及經費 記錄交易資料 管理所有財務收入及支出的賬目 定期準備財政預算及提交財務報表予會員及本會指定核數師 老實說，筆者看過這幾項「司庫職責」後，也難以具體掌握對司庫這個崗位的要求及期望，怪不得很多自助組織的「財政大臣」都表示無從入手。於是，筆者希望嘗試整理「司庫」的工作範疇、目標及日常任務，讓自助組織的「司庫」作為參考或依據，慢慢建立參與此項會務的方法及信心。 (圖片來源: pexels) 工作範疇(1)：道德操守 目標：在會務運作中留意及把關所有涉及財務管理相關的原則和操守，並落實執行 具體任務：財務管理的三個基本又重要的操守是：公開透明、利益關係、防止漏洞。 在日常會務中，司庫需要： 定立周期，定期檢視組織內的各個較常涉及財務操作的範疇，如日常財務收支流程、採購程序、財務報告及交代、員工薪津等，是否都能經常保持公開透明、廉正誠信等原則，以及有否出現一些會容易出現貪污舞弊的漏洞，便要馬上制定處理方法 在一些涉及重要工作及大量資金的工作起動時，例如接了新的資助項目、要進行組織20周年大型活動、建立會址、進行工程及招聘新職員等，建議成立特別工作小組商討資金的運用、評估現有財務流程機制是否能滿足需要及建立新的機制等，並要在工作開始前進行財務安排及管理的溝通，定立明確的規章制度 工作範疇(2)：常務處理 目標：在會務運作中參與及了解日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄 具體任務：日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄，即是每天/每周/每月/每季的收支賬紀錄核對、銀行存摺打簿或理財月結單、各項目收支報銷項目之有效分類及核對、零用現金管理及結算、財務入檔或輸入系統檢視。 因此，司庫需要： 每月安排固定時間檢核單據、各項報表及帳目 每月清理零用現金報銷 每月結算戶口 每月於財務小組中交代組織財務現況，及就檢核過程發現的問題發起商議討論 每季於執委會中報告協會整體財務現況及各重要項目的財務情況 工作範疇(3)：操作性原則指引 目標：按規章制度以一致的標準及原則操作所有賬目及收支；及一些就不同特殊情況下處理的原則及指引 具體任務：在企業或社團運作內，都會有恆常的運作模式，也衍生恆常的的財務運作形態，如大部份自助組織的支出項目都不外乎是活動費、交通或復康巴、郵務印刷等。在恆常運作中應該漸漸建立財務標準、原則及流程，如茶點支出、義工津貼上限、單據要求、不同金額支出的決策授權、報銷零用金表格及流程等。 …
組織財務管理錦囊：唔識會計點算好？！
「推動自助互助是自助組織最重要的核心價值及服務，沒有比這更重要的事情」但隨著組織的壯大及會務的發展，更多的行政工作便應運而生。這些事務，從自助組織的核心價值來說雖不是最重要，但從組織運作及向資助人交代的角度卻又重要之極，那應當如何平衡和處理？
項目管理在自助組織中的應用初探(1)：何謂項目(Project)？
「項目管理」(Project management)相信對自助組織朋友來說也不算陌生，它的應用從IT界到商界，近年更普及至社福界，筆者認同學習「項目管埋」的概念及技巧的確能輔助服務推展。那究竟項目管理是什麼? 那就先要明白什麼是一個「項目」。
項目管理在自助組織中的應用初探(3)：WBS讓您清楚知道何謂項目完成
承接上文，接著我們就談談經過全盤思考的工作進行分拆和整理，這個工序在項目管理實務上有個專有名詞叫「工作分解結構」(Work Breakdown Structure, 簡稱WBS)，用作組織及定義整個項目的範疇，亦可說是項目範疇管理之基本架構。看文章了解！
項目管理在自助組織中的應用初探(2)：「想多一點」的思維
你是否試過舉行一次大型聚餐活動前由於籌備時間緊迫，心儀的餐廳都已被訂滿了？花了時間金錢和人力物力去「搶救」，又或是無奈放棄最理想的質素效果。細心想後其實是因匆忙進行沒有想得很清楚而導致疏忽遺漏，又或者過於著眼在某枝節而掛一漏萬呢？因此，「掌握全局的規劃」十分重要，這亦是項目管理的核心思維。
