司庫 | 2023-03-17

自助組織的司庫/財政有哪些工作範疇?

自助組織的執委會/董事會內,都需要有「司庫」或「財政」這個重要的崗位。根據社團條例,要求社團必須有三名核心執委:其中一位必須為主席,另外兩位可為副主席、司庫、秘書或負責處理銀行帳戶的執委,可見「司庫」被認可為一個社團內的核心成員。亳無疑問,慈善團體的責信(accountability)十分重要,而財務責信(financial accountability)更是社團公信力的基礎。 但究竟在一個自助組織內,由病人義務擔任的「司庫」,其職責及日常任務到底是什麼?筆者翻閱一些病人自助組織的會章,大部份對「司庫」的職責描述如下: 管理本會的現金及經費 記錄交易資料 管理所有財務收入及支出的賬目 定期準備財政預算及提交財務報表予會員及本會指定核數師 老實說,筆者看過這幾項「司庫職責」後,也難以具體掌握對司庫這個崗位的要求及期望,怪不得很多自助組織的「財政大臣」都表示無從入手。於是,筆者希望嘗試整理「司庫」的工作範疇、目標及日常任務,讓自助組織的「司庫」作為參考或依據,慢慢建立參與此項會務的方法及信心。 (圖片來源: pexels) 工作範疇(1):道德操守 目標:在會務運作中留意及把關所有涉及財務管理相關的原則和操守,並落實執行 具體任務:財務管理的三個基本又重要的操守是:公開透明、利益關係、防止漏洞。 在日常會務中,司庫需要: 定立周期,定期檢視組織內的各個較常涉及財務操作的範疇,如日常財務收支流程、採購程序、財務報告及交代、員工薪津等,是否都能經常保持公開透明、廉正誠信等原則,以及有否出現一些會容易出現貪污舞弊的漏洞,便要馬上制定處理方法 在一些涉及重要工作及大量資金的工作起動時,例如接了新的資助項目、要進行組織20周年大型活動、建立會址、進行工程及招聘新職員等,建議成立特別工作小組商討資金的運用、評估現有財務流程機制是否能滿足需要及建立新的機制等,並要在工作開始前進行財務安排及管理的溝通,定立明確的規章制度   工作範疇(2):常務處理 目標:在會務運作中參與及了解日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄 具體任務:日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄,即是每天/每周/每月/每季的收支賬紀錄核對、銀行存摺打簿或理財月結單、各項目收支報銷項目之有效分類及核對、零用現金管理及結算、財務入檔或輸入系統檢視。 因此,司庫需要: 每月安排固定時間檢核單據、各項報表及帳目 每月清理零用現金報銷 每月結算戶口 每月於財務小組中交代組織財務現況,及就檢核過程發現的問題發起商議討論 每季於執委會中報告協會整體財務現況及各重要項目的財務情況   工作範疇(3):操作性原則指引 目標:按規章制度以一致的標準及原則操作所有賬目及收支;及一些就不同特殊情況下處理的原則及指引 具體任務:在企業或社團運作內,都會有恆常的運作模式,也衍生恆常的的財務運作形態,如大部份自助組織的支出項目都不外乎是活動費、交通或復康巴、郵務印刷等。在恆常運作中應該漸漸建立財務標準、原則及流程,如茶點支出、義工津貼上限、單據要求、不同金額支出的決策授權、報銷零用金表格及流程等。 …

司庫 | 2022-08-22

組織財務管理錦囊:唔識會計點算好?!

「推動自助互助是自助組織最重要的核心價值及服務,沒有比這更重要的事情」但隨著組織的壯大及會務的發展,更多的行政工作便應運而生。這些事務,從自助組織的核心價值來說雖不是最重要,但從組織運作及向資助人交代的角度卻又重要之極,那應當如何平衡和處理?

司庫 | 2022-08-22

組織財務管理錦囊:基礎概念篇

在病人自助組織中,財務管理的做法豐儉由人,但在過程中有甚麼需要留意呢?筆者嘗試整理以下錦囊給大家參考。