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在自助組織發展的進程上有明顯的資助，為了讓組織進一步發展更多能滿足需要的服務，而社署兩年一期的「殘疾人會員／病人自助組織資助計劃」 」也是組織較常申請的。 而在資金成功批核後的實踐階段是很重要的，有效實踐不僅能善用資源又能在贊助團體心中留下良好重要印象，而且，當組織能貫穿實踐計劃，同時建立有效實踐互助、發揮會員分工參與的管理系統，更能促進組織內部傳承及發揮互助之美。 本中心特別整理了「社署資助計劃項目管理實踐」懶人包，內容包括：  項目管理、財務管理、人事管理的基礎理念及應用 更多相關表格範本介紹 組織實踐的經驗貼士   即時觀看 :  懶人包視聽版(20分鐘)(可選分段觀看)  PPT文字版  各表格範本下載區  ( 注意 : 當中活動產出統計記錄表及財務報表範本的預設算式在google下載後會自動消失，網上只提供閱覽版，如有需要可聯絡本中心)

資源在自助組織發展道路作為舉重輕重的角色，有足夠款項資助，便能讓組織開拓服務，服務更多受眾會友。假若清晰了所需資源及所預期的目標，便是要做「申請」這一步。其中一個資源便是社會福利署的「殘疾人士/人自助組織資助計劃」，計劃簡介詳見「新組織成立必需知道的政府及社區資源」一文。

財務會計管理給人一種高深莫測的印象，當慈善自助團體接觸這範疇，常常會被財務會計的術語弄得糊里糊塗、不知所措，以至一籌莫展。一般企業以保障股東利益為前提，對財務會計管理的標準要求較高；但如果慈善自助團體照板煮碗、搬字過紙，恐怕會令義務參與的成員吃不消。 慈善自助團體的資源時間，應用作協助團體的會員為主要目的；至於財務會計管理，應適當地以符合法律或監管要求，及或與風險管理、團體大小取得平衡。主要目的為減省時間及費用，以幫助更多有需要的人。慈善自助團體的司庫/財政，一般可能以年度義務性質參與為主，因此簡單及便利的財務會計管理，也可方便於交接輪替，及發揮持續性(sustainability)幫助。有見及此，以下文章以社團註冊的自助組織為對象，說明對財務的簡單基本要求。 (圖片來源: pexels) 自助組織於社團條例註冊下成立，常常首先碰到的問題是： 是否需要每年花費外聘專業進行審計？ 如何準備財務報表？ 讓我們從「法例」及「會章」兩個角度分析一下。 一、法例 《社團條例》第151章 第15條指，社團須提交的資料： (1)   社團事務主任可隨時藉送達任何社團的書面通知，規定該社團以書面向他提交他為根據本條例履行他的職能而合理需要的資料。 (1A) 根據第(1)款規定提交的資料，可包括該社團或其分支機構的收入、收入來源及開支。 根據此條法例，警務處的社團事務主任會要求社團提交財務資料，包括收入、收入來源及開支。換句話說，社團負責人需要準備上述資料，以備警務處查詢時提供。但是，《社團條例》並沒有要求社團需要每年外聘進行審計，也沒有特定要求社團如何準備財務報表。 二、會章 除了法例以外，社團也需要遵守會章。這裡看一看從香港復康會提供會章範本節錄的財務要求（按此了解撰寫組織會章的基本原則及會章範本）： 第四章 組織及職權(3) 執行委員會之職務 … 3. 制定財政預算； … 6. 在會員大會報告每年會務與財政狀況； … 8. …

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在《自助組織註冊實務 — 公司註冊篇》中提到，在法律上，有限公司可擁有資產並簽訂合同，屬於法人組織，有著獨立之法律地位。以下綜合了各項在成立有限公司後的各項法律責任。 董事 (Director) 根據香港法例第622章《公司條例》第453條，擔保有限公司須有最少2名董事，並必須年滿18歲。公司可於「成員大會(General Meeting)」上通過的「普通決議(Ordinary Resolution)」罷免任何董事，而公司亦需要以「特別通知」知會相關董事有關罷免的決議。而相關的董事可於決議的會議上，就該決議陳詞。就董事的委任及更改，公司須在委任董事後的15日內，將符合指明格式(即：表格ND2A)的通知交付公司註冊處處長。除了在公司須備存一份中文或英文的董事登記冊(Register of Directors) 外，董事登記冊亦須備存於註冊辦事處或其他訂明的地方。如登記冊備存的地方有任何更改(公司的註冊辦事處地址的更改除外)，公司須以指明格式(即：表格NR2)於更改後的15日內，通知公司註冊處處長。 注意：如未能按時遞交以上的文件，公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處罰港幣$50,000。如罪行持續發生，公司及其每名責任人，另各處每天罰款港幣$700。 會計紀錄 根據香港法例第622章《公司條例》第373條，公司必須備存會計紀錄，內容包括： 1. 顯示及解釋公司的交易； 2. 以合理的準確度，在任何時間披露公司的財務狀況及財務表現； 3. 使董事能夠確保財務報表符合法例； 4. 記錄公司所有收支款項的每日記項，及該等收支所關乎的事宜； 5. 公司的資產及債務的紀錄。 注意：如果董事沒有採取一切合理步驟以符合上述 1至5項，會被罰款港幣$300,000。董事故意沒有採取一切合理步驟符合上述1至5項，則會被罰款港幣$300,000及監禁12個月。 會議紀錄 根據香港法例第622章《公司條例》第376條，公司須備存自有關會議舉行的日期起計最少10年的會議紀錄。否則，公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處罰港幣$50,000。如罪行持續發生，公司及其每名責任人，另各處每天罰款港幣$1,000。 周年申報表 (Annual …

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自助組織的執委會/董事會內，都需要有「司庫」或「財政」這個重要的崗位。根據社團條例，要求社團必須有三名核心執委：其中一位必須為主席，另外兩位可為副主席、司庫、秘書或負責處理銀行帳戶的執委，可見「司庫」被認可為一個社團內的核心成員。亳無疑問，慈善團體的責信(accountability)十分重要，而財務責信(financial accountability)更是社團公信力的基礎。 但究竟在一個自助組織內，由病人義務擔任的「司庫」，其職責及日常任務到底是什麼？筆者翻閱一些病人自助組織的會章，大部份對「司庫」的職責描述如下： 管理本會的現金及經費 記錄交易資料 管理所有財務收入及支出的賬目 定期準備財政預算及提交財務報表予會員及本會指定核數師 老實說，筆者看過這幾項「司庫職責」後，也難以具體掌握對司庫這個崗位的要求及期望，怪不得很多自助組織的「財政大臣」都表示無從入手。於是，筆者希望嘗試整理「司庫」的工作範疇、目標及日常任務，讓自助組織的「司庫」作為參考或依據，慢慢建立參與此項會務的方法及信心。 (圖片來源: pexels) 工作範疇(1)：道德操守 目標：在會務運作中留意及把關所有涉及財務管理相關的原則和操守，並落實執行 具體任務：財務管理的三個基本又重要的操守是：公開透明、利益關係、防止漏洞。 在日常會務中，司庫需要： 定立周期，定期檢視組織內的各個較常涉及財務操作的範疇，如日常財務收支流程、採購程序、財務報告及交代、員工薪津等，是否都能經常保持公開透明、廉正誠信等原則，以及有否出現一些會容易出現貪污舞弊的漏洞，便要馬上制定處理方法 在一些涉及重要工作及大量資金的工作起動時，例如接了新的資助項目、要進行組織20周年大型活動、建立會址、進行工程及招聘新職員等，建議成立特別工作小組商討資金的運用、評估現有財務流程機制是否能滿足需要及建立新的機制等，並要在工作開始前進行財務安排及管理的溝通，定立明確的規章制度   工作範疇(2)：常務處理 目標：在會務運作中參與及了解日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄 具體任務：日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄，即是每天/每周/每月/每季的收支賬紀錄核對、銀行存摺打簿或理財月結單、各項目收支報銷項目之有效分類及核對、零用現金管理及結算、財務入檔或輸入系統檢視。 因此，司庫需要： 每月安排固定時間檢核單據、各項報表及帳目 每月清理零用現金報銷 每月結算戶口 每月於財務小組中交代組織財務現況，及就檢核過程發現的問題發起商議討論 每季於執委會中報告協會整體財務現況及各重要項目的財務情況   工作範疇(3)：操作性原則指引 目標：按規章制度以一致的標準及原則操作所有賬目及收支；及一些就不同特殊情況下處理的原則及指引 具體任務：在企業或社團運作內，都會有恆常的運作模式，也衍生恆常的的財務運作形態，如大部份自助組織的支出項目都不外乎是活動費、交通或復康巴、郵務印刷等。在恆常運作中應該漸漸建立財務標準、原則及流程，如茶點支出、義工津貼上限、單據要求、不同金額支出的決策授權、報銷零用金表格及流程等。 …

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相信很多自助組織的司庫/財政在擔任這個崗位後，要著手面對「盤數」和一大堆月結單、單據、報表，都會感到茫然無助又大壓力。而財務責信(financial accountability)更是組織公信力的重要基礎，因此司庫/財政的責任更加重大。因此，也難怪即使積極及願意投入自助組織會務的朋友，也對司庫/財政這個崗位感到卻步。其實，您有否想過，財務管理可以不只也不該只是司庫一人的責任？而參與自助組織財務管理工作，也可以有一些夥伴同行？ (圖片來源: pexels) 財務管理需自助組織核心成員共同帶領 試想想，一個企業老闆，雖然聘請了人員負責財務管理工作，但這位老闆是否因而可「大安旨意」不再關注企業是否賺蝕、是否有機會拓張業務或需要縮減開支呢？答案當然不是。所以，放在一個自助組織來說，財務管理責任同樣需要整個執行委員會一同承擔的，而意思是整個執行委員會都需要一同關注及在財務管理上就道德操守、互相監察，並掌握組織發展策略規劃中的財務責任。   而司庫/財政的角色，則是被執委會授權專責管理及監督財務運作的人員，需要具體參與財務相關的管理工作，我們稱之為「擁有人 (Owner)」。Owner可以在規劃管理及監督財務運作上，建議物色及邀請成員組成工作小組，一同為相關工作出謀獻計及分工合作。而Owner的責任，就是帶領及推動這個財務管理小組去有效參與各項財務管理相關工作，詳細內容請見 《自助組織的司庫究竟要做什麼？》文章。如果推行財務管理小組，司庫的職務便有夥伴一同分擔，一人計短二人計長。而且，病人組織內司庫的角色都是病人參與，獨自承擔的情況下容易衍生過大壓力影響病情；如果有夥伴同行處理財務管理則可協助分擔支持，亦可以確保萬一司庫抱恙時有其他成員可繼續維持財務管理及運作。 而在涉及組織發展的範疇，也離不開財務現況及策略，因此，執委會核心成員如正副主席，都必須時刻關注組織的財務情況，不能單純將財務管理視作一堆報表和數字交出去就撤手不理。舉個例子，若自助組織的長期目標是建立自己的互助資源中心(會址)，那便需要有開源及增加儲備的需要，同時也要建立及完善財務管理流程，以配合資源中心的需要及運作。這個例子，說明了組織的發展構想跟財務策略是一脈相承，不能只見樹不見林。 所以，組織的財務情況，便不應只是司庫一個人的事，而是組織核心成員及整個執委會都要共同關注；至於在執行層面，司庫也可在帶領財務監督工作時，透過建立財務小組去加入同行夥伴，壯大工作的能量，亦可達致互相監察及提點的效果。 財務管理夥伴及協作 筆者一直認為，其實財務管理是一種生活日常，無處不在，試想想，您每天工作賺取工資，也會規劃及預算每月支出，做到「量入為出」；您想計劃年底去一趟旅行，便要預算旅行的開支及計劃每月儲蓄旅費，這些不就是「財務管理」嗎？所以，筆者鼓勵大家不用將財務管理視作洪水猛獸，一般中型規模的組織，其財務管理就如您作個人或家庭財務管理類似。當然，若您從沒有管理個人或家庭財務的經驗，就另作別論。 在自助組織進行財務管理的範疇，我們也可分析一下可能涉及參與的人物，再定位清晰參與者及他們的角色。而隨著組織規模的不同，所涉及的財務管理複雜程度及要求都會有所變化，而當中較複雜及專業的工作便有可能要委託義務或收費專業人士代勞。 下表是一個就不同註冊性質及規模的自助組織，可參考開拓您的財務管理夥伴的選項、 涉及之財務管理人物 特色及職責 社團註冊 沒有職員 沒有項目 社團註冊 免稅88牌 有職員 有服務項目 公司註冊 免稅88牌 有職員 有服務項目 1. 執委會義務司庫 …

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本篇我們分享組織遇到「防止潛在型」問題時的重要課題。先溫習一下，「防止潛在型」即表示問題現時未出現明顯的損害；但不處理會出現嚴重事故。例如會內的互助氣氛減弱，短期內不會有明顯的問題，但時間過去就會發現互助組織的形像失去了， 變成角色定位的嚴重問題。又或者屬社團註冊的組織一直沒有進行核數，按條例是不需要每年進行的，所以問題看似不大；但當社團註冊處抽驗或有贊助團體要求時，就即時出現嚴重問題。 如果能有效找出組織內的「防止潛在型」問題並按部就班處理，便會大大減少出現回復原狀型問題，亦減少出現危機處理的機會， 當然不代表完全不會發生。所以處理這類問題的基本課題就是「預防策略」及「因應策略」。 製定「預防策略」及「因應策略」有2個途徑，分別是︰ 由下而上– 從個別發現的狀況或現象，向上推演可能引發的不良狀態。上面的兩個例子就是以這方法推演出來。 由上而下– 剛相反，這途徑是先假設最後會發生的不良狀態，然後再思考有甚麼誘因會引發這個不良狀態。 由下而上法 由下而上法是從目前觀察到的個別特定狀況或現象開始著手，經以下四個步驟擬定策略︰ 1. 從現況中鎖定必須注意的特定因素 2. 假期不想發生的不良狀況 3. 擬定預防策略(如何排除/消滅引發因素） 4. 擬定因應策略(處理一旦不良狀況出現的情況，即「恢復原狀型」問題) 上面有關核數的例子, 「一直沒有進行核數」便是1. 可見的現況而須要注意的因素。在確定這因素後, 便開始透過自問自答「所以呢?」、「之後會如何?」這兩組問題來進行邏輯推演, 如果最終會發生不良狀況, 那表示你觀察到的現象就是潛在性的重要問題。 狀況︰「組織一直沒有進行核數。」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 答︰「會不會有人會突然問我地攞黎睇?」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 答︰「即時交不出！」 問︰「所以呢?」、「之後會如何?」 …

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當我們完成發現問題，把問題分類後，接著就是把問題設定出具體課題(Questions)，並按上文提的步驟解決面對的問題。本文先談談「恢復原狀型」的課題及相應解決方法。 對「恢復原狀型」問題而言掌握現況，分析原因、採取因應策略都是最重要的課題。 分析原因就是分析為何現況與原狀出現落差。當找到真正原因後就要為 1. 恢復原狀；2. 維持恢復後的原狀兩方面，採取適合的解決策略 – 因應策略。 基於現實、掌握狀況、分析原因︰ 很多時候我們只憑表面問題就草率地訂立方法解決問題，這可能問題很快又再出現甚至更壞，就像我們常說的治標不治本。 分析原因是建立於對事實的掌握程度 –「事實調查」。而分析(這個聽來深奧的字眼)其實就是把一籃子及混亂的事實分類及找出相互關係，篩選出問題的構成要素及了解它們間的關係。而現況差於原狀，都是因為有不良狀況出現所引發；一個較為簡單的工具「6W3H」可幫助大家進行蒐集與不良狀況相關的詳細資訊，從而分析原因。 「6W3H」: 註: 根據情況的不同，以上的項目可能會不適用或發生重覆。 因應策略︰ 當找到真正原因後，便要製訂合適的策略來把現況改善回到原狀。而這一套策略應包括三方面︰ 緊急處理 – 即採取方法處理問題已表面化的狀況，避免進一步惡化。而這一點是可以在未做分析原因前進行。 根本處理 – 即針對分析原因後的結論為真正的問題徵結作治本的改變。 防止復發 – 即製定策略避免相關原因再次出現。 所以這三方面就是從因應策略中進一步延伸的課題領域。 總結︰ 處理「恢復原狀型」問題的課題包括︰ 掌握現況 分析原因 …

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很多時候當執委在組織出現問題時，都會急於直接去找解決方案，往往忽略了分析問題的重要性。其實要真正找到針對性的解決方案，分析並找出問題的癥結是重要的步驟。簡單來說解決問題有五部曲︰ 發現問題(Problems) 將問題轉化為要面對的課題(Questions) 找出處理課題的解決方案 評估各方案 選出最適合的方案本文我們就先來談談如何發現問題及分析思考。 問題的本質 !? 首先，我們要解決「問題」本質是甚麼這個聽起來很哲學的問題。但不用擔心，其實答案很簡單；「問題」就是「現實」與「預期」出現落差。例如「組織沒有會員出來幫手」，這問題就是我們「預期」有一定數量會員幫手會務；但「現實」卻不是。又例如「今次的活動報名人數不理想」，就是現實的報名人數與預期有了落差。 按以上的定義，只要有落差出現，問題就存在。當落差較少時問題會變得隱藏，不容易察覺，但不代表不用解決(之後再作解釋) ；當落差越來越大，問題就越明顯。就如上面例子，活動只是比預期少十人，問題是存在的但不被察覺；但當同一活動只得十人報名時，問題就明顯得不能不解決。 問題的類型 當意識到有落差出現(問題)，接著便可以按處理問題目標分為三類︰ 問題類型 處理問題目標 1. 恢復原狀型 ●把現狀還原到之前的狀況(原狀) 2. 追求理想型 ● 把現況改善到理想狀況 3. 防止潛在型 ● 維持現況 「恢復原狀型」類的問題是現況比較問題出現前的狀況差，因此只要把現況回復到之前的狀況就解決了問題。就「今次的活動報名人數不理想」的例子，如果組織對之前的報名人數是滿意的話，這問題便可理解為「恢復原狀型」類的問題；而處理就是要找方法讓報名人數回到之前的水平。 「追求理想型」類的問題即是現況其實並無大礙；但希望可以有所改善或向理想推進，當改善出現時就表示問題已解決或朝向解決。如果組織滿意今次報名人數，但希望可以再多些會員參與，問題就是「追求理想型」類的問題；而處理就是要找方法讓報名人數突破現有水平。 「防止潛在型」類的問題是現況無大礙或尚可接受，但不作處理會產生不良/更壞的狀況，所以要找方法維持現狀。例如今次活動比上次少了5%參加者；如果單看減少的數目其實可以接受，但若大家不想這類活動報名持續下跌的話，問題就是「防止潛在型」類的問題，處理就是找方法維持現在的報名人數。特別提一點，「防止潛在型」很多時候會取決於最終目標而變為「追求理想型」或「恢復原狀型」的問題。 結語 不同類型的問題，基於處理目標及焦點的不同，在之後的解決問題方法選取上會有截然不同的分析及評估，因此，先把問題分類是成功的第一步。 當然組織實際遇到的問題有機會較複雜而不一定能分別到單一的類別，但分類背後的一個重點是通過分類過程，讓大家掌握問題的現況及具體化大家的期望。現在大家可以嘗試利用組織面對的問題來練習一下。下一章我們會探討如何將問題轉化為要面對的課題及如何找出適合的對應方案。 …

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經歷幾波疫情高峰，不少患有慢性疾病或癌症的新冠康復者，正受到不少後遺症的影響而導致心理、認知或心理的不適，因而影響日常生活並帶來不少困擾。 香港病人組織聯盟推出『疫後「健」希望 – 新冠病人復康關懷計劃』，由香港復康會擔任協辦機構，並獲生物製藥公司吉利德科學支持，以「助人自助」方式支援本港病友的復康。 課程目的 由復康專家在不同專題上為病友組織作網上培訓，包括情緒健康、心肺運動及營養攝取等專題 錄製不同專題以供各病人組織領袖與會員分享有關復康資訊作自我學習或在家鍛鍊之用，以持續支持在不同時間感染新冠的病友 課程成效 提升社會對慢性及癌症病患者在感染新冠肺炎的關懷精神 支援慢性及癌症病患者在感染新冠肺炎面對身體不同狀況的復康 網上課程內容包括 感染及傳染病科專科醫生林緯遜醫生 <新冠肺炎最新情況及有關治療> 呼吸系統科專科醫生盧浩然醫生 <處理咳嗽氣促等新冠肺炎後遺症及預防二次感染> 臨床心理學家黃沛霖博士 <疫後建精神> 註冊營養師羅嘉敏女士 <疫後吃出健康來> 註冊物理治療師黎悅儀女士 <重建動力> 課程時間及報名 新冠復康的一系列專題網上課程將上載於香港復康會e2care網站 (www.e2care.hk) 為期約半年時間 (由2022年12月1日至2023年5月31日止) 有興趣報名的病友可於以下網址先登記用戶名稱 (https://www.e2care.hk/register)