自助組織理想職員的聘請策略
組織要成功聘請到理想職員，靠的只是運氣？ (圖片來源: pexels.com) 機會總是留給有準備的人。有著名管理學機構的調查顯示，成功聘請到理想職員的第一步，就是建立一套有系統的聘請策略。以下是一份重要清單，未知你的組織在招聘員工時已準備了多少？ 在進行任何招聘前，清楚界定職位內容，「配合組織期望的職位內容很重要」 建立招聘工作團隊，為聘請工作訂立招聘策略 為招聘工作建立系統流程及工作清單，讓團隊知道目標及各步驟的成效 找正確的地方及媒體，發出招聘通告給目標應徵者 利用之前訂立的職位內容作參考，審閱各申請者的申請信及履歷，找出申請者的合適度優次 如申請者人數眾多，可電話聯絡申請者進行初步篩選，特別是了解對方的薪金期望，篩出差距太大的申請者 進行有系統的面試，準備合適問題最為重要 當提出招聘確認前，盡量進行履歷的覆檢，包括證書、工作經驗證明、技術背景，以及前僱主的評語 發出有效及有力的聘書通知，讓雙方感到這是一項重要的承諾，再進行下一步的洽商，有個好開始 第二步，也是清單中的重中之重，就是訂立「配合組織期望的職位內容」。從人事管理的角度，職員的基本素質可分為3個範圍： 而職員的才能可分為以下4項： 所以，當組織需要訂立「配合組織期望的職位內容」時，就要從以上3項範圍加上組織實際工作需要而決定。以下我們嘗試整理組織在不同發展階分類，當中可根據組織的需要及技術支援，作為聘請職員時的職位工作參考： 不同發展階段 組織使命及信念 ↑ 職員信念及態度 核心能力 組織需要 技術支援 ↑ …
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搵啱職員的五大要訣
隨著自助組織的發展，無論會員人數、會務都不斷膨脹；到了一個程度就很難單靠義務工作的模式﹐而要考慮聘用受薪職員協助。但筆者又常常見到組織請人後才發覺職員幫不了手， 如需要職員處理財務， 但職員卻對會計一竅不通。怎樣才能請到合適的職員呢？ 以下五個要訣希望對大家有幫助。 1. 盤點現有的工作 將現在由執委及其他核心會員負責中的工作羅列出來﹐不妨仔細一點。開始時可先列出有職銜的工作﹐例如:主席、副主席、財政、組長等等的具體工作。完成後再考慮還有沒有一些隱藏了的工作， 如文件收納、聯絡溝通等工作， 以作補充。不要輕看這部份，因經驗告訴我，組織內沒有被具體分工的工作其實並不少，若羅列太攏統就發現不了這些「看不見」的工作。 2. 將工作分類 然後就是將這長長的工作清單，以二分的方式分為2張清單: 必須由組織成員負責的工作 可由第三方負責的工作 那甚麼是必須由組織成員負責的工作呢? 大致包括以下： 直接推動互助的工作(如探訪， 經驗分享) 與組織發展相關(如年度計劃訂立) 與金錢及組織責任相關 (如簽署任何協議、合同等) 與建立資源網絡相關 (如接見外間團體) 與權益爭取相關 (如出席政府的政策諮詢會) 當然，以上各項會牽涉一些籌備的工作是可以交由第三方負責，所以在過程中發覺有這情況，便可將那部份工作先分出來補充在工作清單。 …
好職員誰能留得住 (三)
要增加職員對工作的投入感，就得考慮加強職員的 1.成就感，2.認同感，3.工作本身，4.責任感，5.升遷及6.成長-這些統稱為「激勵因素」的部份。 相對「保健因素」，「激勵因素」是一些個人內在的需要，不是單靠資源投放及制度可以滿足，所以對組織管理來說是一個考驗。在這裡我們不對升遷作討論，因自助組織的職員架構都較簡單而難以建立升遷系統。而其他五個因素其實是互為影響的，不能單靠或側重其中一項以達至果效。 (圖片來源: pexels.com) 為職員帶來成就感、責任感及成長 首先要考慮的是工作本身是否為職員帶來成就感、責任感及成長。為員工帶來成就感，就要令他/她有機會獨立完成一件工作，而工作本身對他而言是有一點難度,但只要員工花心力是可以很好地完成。要做到這一點就要因才善用，當中牽涉對員工能力及工作難度的評估。 為職員工作賦予重要意義 工作意義可為員工帶來多一點責任感及使命感，當完成工作後亦增強其成就感。對自助組織而言，這一點比較容易辦到，因為組織的理念及目標本身就已經充滿祟高價值，首要是組織如何在員工加入的初期便讓職員清楚了解組織的使命。第二步比較難就是要把職員的工作掛鈎於這些理念及職員對病友的認同與支持上。所以，我經常提醒執委在聘請職員時已需要清楚講解組織及病況，讓對方了解病人面對甚麼處境及如何克服，再在日常工作過程讓員工進一步體會及認同，例如做一張講座海報可以是單純一件冷冰冰的工作，但當職員了解到這一張紙背後的活動是為病友帶來一點希望的話，可能整件事就有所不同。 為職員的付出給予肯定及讚賞 工作上的認同感就是來自他人對自己工作的欣賞及讚賞，對組織職員來說執委及會員的欣賞及正面回饋是很重要的，因此，不要吝嗇你的正面鼓勵，作為上司要對職員付出的努力及正面態度加以肯定，要明白沒有一件事會有一百分，我們要為職員訂立要求，但同時也要給予足夠時間和支持幫助他學習成長。 為員工提供適當培訓 最後，工作難度、可涉獵的範疇及工作培訓都是影響員工成長的因素。工作的難度能訓練職員的解難能力及策劃力，當然要加上合適的培訓(包括專項及通用技能)。而員工在工作的過程能夠涉獵、認識更多工作以外難以學到的事物及人脈網絡，如認識不同專業人士，與不同團體的接觸等，都是讓員工成長的要素。 連同上兩篇分享，《好職員誰能留得住?》這三篇文章希望通過將弗里德里克·赫茨伯格 (Frederick Herzberg) 的「雙因子理論」配合組織的特質及情況，讓大家可以多角度的考慮，從而可以在挽留好職員上多一些籌碼。
好職員誰能留得住 (二)
續上篇文章《好職員誰能留得住? (一)》，這一章我們繼續討論如何加強其他「保健因子」以挽留好職員。 (圖片來源: pexels.com) 監督 是針對一個組織在各項工作是否有清晰的指引和程序，對工作的要求有否一個客觀的尺度(法治大於人治)、出勤記錄與監察等。自助組織可檢視一下是否有這些工作指引(一些行政相關的工作，如財務及文件處理是較容易訂立流程及時間表)。另外，在督導安排上，是否有機制及工具評定職員表現，如坊間常用的考績表；又是否有機制處理工作上的不公平對待或與直屬主管的磨擦？ (圖片來源: pexels.com) 地位 主要是針對職權相關的問題。相對於職員的職責及職位，組織是否有賦予相對稱的決定或行使權予職員? 如有限度的金錢運用。另外針對職能需要，組織有否讓相關人士認識職員?如會員、顧問或其他聯絡人等。為職員提供介紹自己的工具，如工作証或咭片也很重要，因這也是一個地位的肯定和歸屬感的建立。如多於一個職員，分工、權力劃分及從屬關係的清晰劃分亦很重要。 (圖片來源: pexels.com) 關係 包括與督導，與同事及部屬。大部份的組織都是單一職員，所以與直屬督導的關係最為主要，而負責做督導工作的執委的確需要掌握一些人事管理技巧，以增加建立正面管理關係的能力。在廣義的理解，執委、核心成員及組長都算是組織職員的同事，所以組織亦要注意與他們之間的合作關係，鼓勵直接溝通及避免因執委間的不和而拉攏或排擠職員。 (圖片來源: pexels.com) 安全 這因素不只是工作上的人身安全，而是指工作的穩定及延續性。這方面取決於組織的財政情況，因此組織必須有一個儲備的方案及建立不同渠道的籌款能力，避免因基金期限而對職員帶來前景不確定性。 以上的建議都是針對「保健因素」的強化，但上文提到保健因素的功能只是令職員不會產生不滿。如要加強職員的投入感及動力就要考慮激勵因素，我們下一章再講。
好職員誰能留得住 (一)
不少有聘請職員的自助組織，常因資源緊絀而留不到表現好又幫得手的職員而感到苦惱，這確實是一個很實在的難題，但是否自助組織就完全沒有能力完成這看似不可能的任務呢？以下我們嘗試找找出路。 (圖片來源：pexels.com) 「雙因子理論」有助提升員工滿意度 美國心理學家弗里德里克．赫茨伯格(Frederick Herzberg)的「雙因子理論」， 提出管理好員工要有兩大因素：保健因素（hygiene factor）及激勵因素（motivating factor）。若提供足夠「保健因素」， 就能減低工作上的不滿；而提供足夠的「激勵因素」則會令員工由沒有不滿進展到滿意，從而提升工作效能。因此，在考慮挽留人材問題上， 這兩個因素也很值得我們考慮。 薪酬以外的誘因 從弗里德里克的理論，「保健因素」是令職員留下工作的外在條件 (詳見上圖) 。薪酬只是其中一項，我們嘗試探討一下自助組織怎樣可突破薪金不夠市場競爭力的處境。首先，公司政策方面，自助組織是一個運作及架構都較簡單的團體，所以不會有太多政策上的考慮, 但對職員而言, 福利的政策是一個極其重要的部份，因此，我們需要站在職員角度，連結薪資及個人生活因素一併思考。 個人生活因素，主要是關乎工作對職員生活的影響，例如工作時間的安排，工作時數，加班次數，公眾假期及年假，甚或特別需要的配合 (如進修、照顧家庭)。而薪資除了每月固定薪金外，還包括強積金、獎金或其他的津貼，故考慮職員福利政策的時候應同時考慮以上兩個因素，而非只著眼於薪金安排。 善用自助組織的優勢提供員工福利 要吸引或挽留好員工，一個吸引及配合員工需要的職員福利套餐很重要。在薪金方面，自助組織很難給予十分吸引的條件，但亦可考慮利用約滿酬金、代職員供強職金等加強吸引，但更重要的是善用自助組織架構簡單及機動的強項來增加條件，例如︰ 配合組織又配合職員的靈活上班時間安排 – 現時組織的運作其實已不一定是朝九晚五，所以是有空間提供一個雙嬴的方案，來吸引一些有專業訓練及能力又並不只計較薪金的人，如退休行政人員或特別原因不能選擇一般工時的人 家庭崗位友善安排 – 針對有特別家庭角色的人士，例如主婦、照顧者等，這也是在工作時間及工作場所作特別安排，如容許部份時間在家工作 (home office) …
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做個組織好老闆：十大成功之道
過去有組織執委分享道：「自己半途出家參與自助組織，不懂行政人事管理，營運起來便需要很大的努力；如果還要聘請及管理好職員，是一個不可能的任務！」 傳統管理職員的方法著重於層級權力，職員是要以權力管理，要聽從老闆指令。但是自助組織規模較少，人手緊張，受薪職員又只有一兩位；組織在這情況運作，建立更多人事架構只會減慢溝通。自助組織適宜學習新世代的老闆，與職員組成團隊，並執行「十大好波士成功之道」，職員有所發揮，組織工作便更有效果。 以下簡述「十大好波士成功之道」，與大家分享： 1. 好波士會分享資訊 (A great boss shares information.)： 傳統思想是，讓職員知多一點，波士的權力便會削弱。其實結果應是相反的，與職員分享你的資訊，提升他的能力，有助大家一起處理工作及解決問題。 2. 好波士會細心思考每一個聘任 (A great boss puts a lot of thought into hiring.)： 聘請職員並不只是填補工作，而是以整個團隊建立去思考每一個聘請，因為日後每一天大家都會一起共事。所以，請用多點時間去考慮每一個聘任。 3. 好波士常常找尋成功的事情及會與員工一起慶祝 (A great boss looks …
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進行中期或年度考核的工具及步驟
「究竟我應該加幾多人工俾同事?」「如同工表現不理想，又可如何決定辭退他?」你的組織曾否有上述疑慮? 組織又是否設有機制去評核職員表現? 如尚未有機制不妨參考以下針對考核職員的建議，以便可以就職員薪酬調整提供依據，亦促進組織執委與職員間之溝通及交流。
你必需要知的職員假期安排(上)
聘請職員對自助組織來說是件重要的事，除了人事制度及僱傭關係，勞工法例及假期安排也是重要課題。在假期安排上，需要參照《僱傭條例》安排。在訂定合約時，如雙方都清晰安排，可有助日後人事管理更順暢。
