自助組織的司庫/財政有哪些工作範疇？
自助組織的執委會/董事會內，都需要有「司庫」或「財政」這個重要的崗位。根據社團條例，要求社團必須有三名核心執委：其中一位必須為主席，另外兩位可為副主席、司庫、秘書或負責處理銀行帳戶的執委，可見「司庫」被認可為一個社團內的核心成員。亳無疑問，慈善團體的責信(accountability)十分重要，而財務責信(financial accountability)更是社團公信力的基礎。 但究竟在一個自助組織內，由病人義務擔任的「司庫」，其職責及日常任務到底是什麼？筆者翻閱一些病人自助組織的會章，大部份對「司庫」的職責描述如下： 管理本會的現金及經費 記錄交易資料 管理所有財務收入及支出的賬目 定期準備財政預算及提交財務報表予會員及本會指定核數師 老實說，筆者看過這幾項「司庫職責」後，也難以具體掌握對司庫這個崗位的要求及期望，怪不得很多自助組織的「財政大臣」都表示無從入手。於是，筆者希望嘗試整理「司庫」的工作範疇、目標及日常任務，讓自助組織的「司庫」作為參考或依據，慢慢建立參與此項會務的方法及信心。 (圖片來源: pexels) 工作範疇(1)：道德操守 目標：在會務運作中留意及把關所有涉及財務管理相關的原則和操守，並落實執行 具體任務：財務管理的三個基本又重要的操守是：公開透明、利益關係、防止漏洞。 在日常會務中，司庫需要： 定立周期，定期檢視組織內的各個較常涉及財務操作的範疇，如日常財務收支流程、採購程序、財務報告及交代、員工薪津等，是否都能經常保持公開透明、廉正誠信等原則，以及有否出現一些會容易出現貪污舞弊的漏洞，便要馬上制定處理方法 在一些涉及重要工作及大量資金的工作起動時，例如接了新的資助項目、要進行組織20周年大型活動、建立會址、進行工程及招聘新職員等，建議成立特別工作小組商討資金的運用、評估現有財務流程機制是否能滿足需要及建立新的機制等，並要在工作開始前進行財務安排及管理的溝通，定立明確的規章制度 工作範疇(2)：常務處理 目標：在會務運作中參與及了解日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄 具體任務：日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄，即是每天/每周/每月/每季的收支賬紀錄核對、銀行存摺打簿或理財月結單、各項目收支報銷項目之有效分類及核對、零用現金管理及結算、財務入檔或輸入系統檢視。 因此，司庫需要： 每月安排固定時間檢核單據、各項報表及帳目 每月清理零用現金報銷 每月結算戶口 每月於財務小組中交代組織財務現況，及就檢核過程發現的問題發起商議討論 每季於執委會中報告協會整體財務現況及各重要項目的財務情況 工作範疇(3)：操作性原則指引 目標：按規章制度以一致的標準及原則操作所有賬目及收支；及一些就不同特殊情況下處理的原則及指引 具體任務：在企業或社團運作內，都會有恆常的運作模式，也衍生恆常的的財務運作形態，如大部份自助組織的支出項目都不外乎是活動費、交通或復康巴、郵務印刷等。在恆常運作中應該漸漸建立財務標準、原則及流程，如茶點支出、義工津貼上限、單據要求、不同金額支出的決策授權、報銷零用金表格及流程等。 …
組織不可不知的財務管理夥伴
相信很多自助組織的司庫/財政在擔任這個崗位後，要著手面對「盤數」和一大堆月結單、單據、報表，都會感到茫然無助又大壓力。而財務責信(financial accountability)更是組織公信力的重要基礎，因此司庫/財政的責任更加重大。因此，也難怪即使積極及願意投入自助組織會務的朋友，也對司庫/財政這個崗位感到卻步。其實，您有否想過，財務管理可以不只也不該只是司庫一人的責任？而參與自助組織財務管理工作，也可以有一些夥伴同行？ (圖片來源: pexels) 財務管理需自助組織核心成員共同帶領 試想想，一個企業老闆，雖然聘請了人員負責財務管理工作，但這位老闆是否因而可「大安旨意」不再關注企業是否賺蝕、是否有機會拓張業務或需要縮減開支呢？答案當然不是。所以，放在一個自助組織來說，財務管理責任同樣需要整個執行委員會一同承擔的，而意思是整個執行委員會都需要一同關注及在財務管理上就道德操守、互相監察，並掌握組織發展策略規劃中的財務責任。 而司庫/財政的角色，則是被執委會授權專責管理及監督財務運作的人員，需要具體參與財務相關的管理工作，我們稱之為「擁有人 (Owner)」。Owner可以在規劃管理及監督財務運作上，建議物色及邀請成員組成工作小組，一同為相關工作出謀獻計及分工合作。而Owner的責任，就是帶領及推動這個財務管理小組去有效參與各項財務管理相關工作，詳細內容請見 《自助組織的司庫究竟要做什麼？》文章。如果推行財務管理小組，司庫的職務便有夥伴一同分擔，一人計短二人計長。而且，病人組織內司庫的角色都是病人參與，獨自承擔的情況下容易衍生過大壓力影響病情；如果有夥伴同行處理財務管理則可協助分擔支持，亦可以確保萬一司庫抱恙時有其他成員可繼續維持財務管理及運作。 而在涉及組織發展的範疇，也離不開財務現況及策略，因此，執委會核心成員如正副主席，都必須時刻關注組織的財務情況，不能單純將財務管理視作一堆報表和數字交出去就撤手不理。舉個例子，若自助組織的長期目標是建立自己的互助資源中心(會址)，那便需要有開源及增加儲備的需要，同時也要建立及完善財務管理流程，以配合資源中心的需要及運作。這個例子，說明了組織的發展構想跟財務策略是一脈相承，不能只見樹不見林。 所以，組織的財務情況，便不應只是司庫一個人的事，而是組織核心成員及整個執委會都要共同關注；至於在執行層面，司庫也可在帶領財務監督工作時，透過建立財務小組去加入同行夥伴，壯大工作的能量，亦可達致互相監察及提點的效果。 財務管理夥伴及協作 筆者一直認為，其實財務管理是一種生活日常，無處不在，試想想，您每天工作賺取工資，也會規劃及預算每月支出，做到「量入為出」；您想計劃年底去一趟旅行，便要預算旅行的開支及計劃每月儲蓄旅費，這些不就是「財務管理」嗎？所以，筆者鼓勵大家不用將財務管理視作洪水猛獸，一般中型規模的組織，其財務管理就如您作個人或家庭財務管理類似。當然，若您從沒有管理個人或家庭財務的經驗，就另作別論。 在自助組織進行財務管理的範疇，我們也可分析一下可能涉及參與的人物，再定位清晰參與者及他們的角色。而隨著組織規模的不同，所涉及的財務管理複雜程度及要求都會有所變化，而當中較複雜及專業的工作便有可能要委託義務或收費專業人士代勞。 下表是一個就不同註冊性質及規模的自助組織，可參考開拓您的財務管理夥伴的選項、 涉及之財務管理人物 特色及職責 社團註冊 沒有職員 沒有項目 社團註冊 免稅88牌 有職員 有服務項目 公司註冊 免稅88牌 有職員 有服務項目 1. 執委會義務司庫 …
組織財務管理錦囊：唔識會計點算好？！
「推動自助互助是自助組織最重要的核心價值及服務，沒有比這更重要的事情」但隨著組織的壯大及會務的發展，更多的行政工作便應運而生。這些事務，從自助組織的核心價值來說雖不是最重要，但從組織運作及向資助人交代的角度卻又重要之極，那應當如何平衡和處理？
