註冊社團的簡單財務要求
財務會計管理給人一種高深莫測的印象，當慈善自助團體接觸這範疇，常常會被財務會計的術語弄得糊里糊塗、不知所措，以至一籌莫展。一般企業以保障股東利益為前提，對財務會計管理的標準要求較高；但如果慈善自助團體照板煮碗、搬字過紙，恐怕會令義務參與的成員吃不消。 慈善自助團體的資源時間，應用作協助團體的會員為主要目的；至於財務會計管理，應適當地以符合法律或監管要求，及或與風險管理、團體大小取得平衡。主要目的為減省時間及費用，以幫助更多有需要的人。慈善自助團體的司庫/財政，一般可能以年度義務性質參與為主，因此簡單及便利的財務會計管理，也可方便於交接輪替，及發揮持續性(sustainability)幫助。有見及此，以下文章以社團註冊的自助組織為對象，說明對財務的簡單基本要求。 (圖片來源: pexels) 自助組織於社團條例註冊下成立，常常首先碰到的問題是： 是否需要每年花費外聘專業進行審計？ 如何準備財務報表？ 讓我們從「法例」及「會章」兩個角度分析一下。 一、法例 《社團條例》第151章 第15條指，社團須提交的資料： (1) 社團事務主任可隨時藉送達任何社團的書面通知，規定該社團以書面向他提交他為根據本條例履行他的職能而合理需要的資料。 (1A) 根據第(1)款規定提交的資料，可包括該社團或其分支機構的收入、收入來源及開支。 根據此條法例，警務處的社團事務主任會要求社團提交財務資料，包括收入、收入來源及開支。換句話說，社團負責人需要準備上述資料，以備警務處查詢時提供。但是，《社團條例》並沒有要求社團需要每年外聘進行審計，也沒有特定要求社團如何準備財務報表。 二、會章 除了法例以外，社團也需要遵守會章。這裡看一看從香港復康會提供會章範本節錄的財務要求（按此了解撰寫組織會章的基本原則及會章範本）： 第四章 組織及職權(3) 執行委員會之職務 … 3. 制定財政預算； … 6. 在會員大會報告每年會務與財政狀況； … 8. …
自助組織註冊實務: 有限公司法律責任篇
在《自助組織註冊實務 — 公司註冊篇》中提到，在法律上，有限公司可擁有資產並簽訂合同，屬於法人組織，有著獨立之法律地位。以下綜合了各項在成立有限公司後的各項法律責任。 董事 (Director) 根據香港法例第622章《公司條例》第453條，擔保有限公司須有最少2名董事，並必須年滿18歲。公司可於「成員大會(General Meeting)」上通過的「普通決議(Ordinary Resolution)」罷免任何董事，而公司亦需要以「特別通知」知會相關董事有關罷免的決議。而相關的董事可於決議的會議上，就該決議陳詞。就董事的委任及更改，公司須在委任董事後的15日內，將符合指明格式(即：表格ND2A)的通知交付公司註冊處處長。除了在公司須備存一份中文或英文的董事登記冊(Register of Directors) 外，董事登記冊亦須備存於註冊辦事處或其他訂明的地方。如登記冊備存的地方有任何更改(公司的註冊辦事處地址的更改除外)，公司須以指明格式(即：表格NR2)於更改後的15日內，通知公司註冊處處長。 注意：如未能按時遞交以上的文件，公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處罰港幣$50,000。如罪行持續發生，公司及其每名責任人，另各處每天罰款港幣$700。 會計紀錄 根據香港法例第622章《公司條例》第373條，公司必須備存會計紀錄，內容包括： 1. 顯示及解釋公司的交易； 2. 以合理的準確度，在任何時間披露公司的財務狀況及財務表現； 3. 使董事能夠確保財務報表符合法例； 4. 記錄公司所有收支款項的每日記項，及該等收支所關乎的事宜； 5. 公司的資產及債務的紀錄。 注意：如果董事沒有採取一切合理步驟以符合上述 1至5項，會被罰款港幣$300,000。董事故意沒有採取一切合理步驟符合上述1至5項，則會被罰款港幣$300,000及監禁12個月。 會議紀錄 根據香港法例第622章《公司條例》第376條，公司須備存自有關會議舉行的日期起計最少10年的會議紀錄。否則，公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處罰港幣$50,000。如罪行持續發生，公司及其每名責任人，另各處每天罰款港幣$1,000。 周年申報表 (Annual …
自助組織的司庫/財政有哪些工作範疇？
自助組織的執委會/董事會內，都需要有「司庫」或「財政」這個重要的崗位。根據社團條例，要求社團必須有三名核心執委：其中一位必須為主席，另外兩位可為副主席、司庫、秘書或負責處理銀行帳戶的執委，可見「司庫」被認可為一個社團內的核心成員。亳無疑問，慈善團體的責信(accountability)十分重要，而財務責信(financial accountability)更是社團公信力的基礎。 但究竟在一個自助組織內，由病人義務擔任的「司庫」，其職責及日常任務到底是什麼？筆者翻閱一些病人自助組織的會章，大部份對「司庫」的職責描述如下： 管理本會的現金及經費 記錄交易資料 管理所有財務收入及支出的賬目 定期準備財政預算及提交財務報表予會員及本會指定核數師 老實說，筆者看過這幾項「司庫職責」後，也難以具體掌握對司庫這個崗位的要求及期望，怪不得很多自助組織的「財政大臣」都表示無從入手。於是，筆者希望嘗試整理「司庫」的工作範疇、目標及日常任務，讓自助組織的「司庫」作為參考或依據，慢慢建立參與此項會務的方法及信心。 (圖片來源: pexels) 工作範疇(1)：道德操守 目標：在會務運作中留意及把關所有涉及財務管理相關的原則和操守，並落實執行 具體任務：財務管理的三個基本又重要的操守是：公開透明、利益關係、防止漏洞。 在日常會務中，司庫需要： 定立周期，定期檢視組織內的各個較常涉及財務操作的範疇，如日常財務收支流程、採購程序、財務報告及交代、員工薪津等，是否都能經常保持公開透明、廉正誠信等原則，以及有否出現一些會容易出現貪污舞弊的漏洞，便要馬上制定處理方法 在一些涉及重要工作及大量資金的工作起動時，例如接了新的資助項目、要進行組織20周年大型活動、建立會址、進行工程及招聘新職員等，建議成立特別工作小組商討資金的運用、評估現有財務流程機制是否能滿足需要及建立新的機制等，並要在工作開始前進行財務安排及管理的溝通，定立明確的規章制度 工作範疇(2)：常務處理 目標：在會務運作中參與及了解日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄 具體任務：日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄，即是每天/每周/每月/每季的收支賬紀錄核對、銀行存摺打簿或理財月結單、各項目收支報銷項目之有效分類及核對、零用現金管理及結算、財務入檔或輸入系統檢視。 因此，司庫需要： 每月安排固定時間檢核單據、各項報表及帳目 每月清理零用現金報銷 每月結算戶口 每月於財務小組中交代組織財務現況，及就檢核過程發現的問題發起商議討論 每季於執委會中報告協會整體財務現況及各重要項目的財務情況 工作範疇(3)：操作性原則指引 目標：按規章制度以一致的標準及原則操作所有賬目及收支；及一些就不同特殊情況下處理的原則及指引 具體任務：在企業或社團運作內，都會有恆常的運作模式，也衍生恆常的的財務運作形態，如大部份自助組織的支出項目都不外乎是活動費、交通或復康巴、郵務印刷等。在恆常運作中應該漸漸建立財務標準、原則及流程，如茶點支出、義工津貼上限、單據要求、不同金額支出的決策授權、報銷零用金表格及流程等。 …
