初成立階段較以事務性為主，並包含了不同任務。而籌備小組內有效的分工模式及互信關係，有助過程更加順利，以下總結初成立階段的5大關鍵任務。

  • 確定組織宗旨

  • 再次確定成立組織的宗旨、取向、遠景、目的和目標，這都是核心成員和小組共同的意願和方向，也是一個組織成立的基石

  • 決定成立方法，如社團註冊、公司註冊，分析利弊及需要

  • 草擬憲章及細則，內容包括：訂立組織名稱、宗旨、組織決策及架構、執行委員會的任期及各執委的權責，組織架構、組織及執委決策準則、會款監察制度及用途、執委辭職及離任權責、會員退會及組織解散的合法程序等等。
  • 成為慈善團體、社聯團體等考慮，並辦理有關手續。

 

  • 確立組織架構及系統
  • 按據需要定立組織所需的行政架構和功能小組，例如財務小組、出版小組、活動小組、會員權益關注小組等等。定立每個小組的權責和任務，與執委會的關係和溝通機制。
  • 制定財政程序及系統，預算每年經費、收入及支出項目、入會及活動收費準則等事宜。
  • 設立會員制度、入會系統、會員事務管理系統等。

 

  • 建立核心服務強化會員互助網絡
  • 制定服務內容、例如互助小組、恆常活動、年度活動、講座等等。所有內容必須以會員的需要為出發點，並具有促進互助的元素。
  • 針對組織宗旨、會員需要及服務方向制定年度計劃，列出具體的目標、策略、推行方法及檢討方法。

 

  • 建立組織資源及網絡
  • 建立組織資源及網絡，必須建基於組織的需要性、目的和能力。
  • 資源可包括資金、營運費用、人手、顧問、專業人士協作等等。建立網絡可包括外間團體、合作關係、聯合、結盟等等。

 

  • 維繫會員及持續參與
  • 設立招募會員策略，接觸新患者或未入會人士、進一步集結力量，強化會員網絡。
  • 以互助維繫現存會員的關係，另一方而亦促進新會員與現存會員的交流，凝聚會友，建立聯繫網絡。例如設立會員關懷服務、新會員探訪、熱線解答、地區聯絡網等等，以維繫會員對組織的凝聚力和歸屬感。
  • 建立參與階梯及渠道，提升會員參與，發揮及體驗互助的精神。
  • 為小組組長、地區領袖、執委等提供不同的培訓及技術提升，以增強個人能力、提升參與信心。

在籌組自助組織的過程中，善用每一位核心成員和會員的專長和能力，鼓勵共同參與。成立自助組織的路是不易走，並有著很多的挑戰，但憑著與同路人有清晰的共同理想和信念，縱然方法不同，但遠景一致，總能肩並肩，集結力量，自助互助，將我們的聲音和關注帶進社會。