在考慮成立的需要及營運形式後,新成立自助組織需要經歷不同的步驟,下文及圖表將簡易說明。

 

第一步:準備有關文件

當核心團隊決定註冊後,便需要開始準備有關的註冊文件,而不同註冊要求都不同,詳情可以閱覽本單元另外幾篇文章內容,如自助組織註冊實務: 社團註冊篇公司註冊篇慈善團體篇

 

第二步:讓會員了解註冊事宜及獲得授權

當準備了註冊文件後,可以召開會員大會,目的是希望讓會員知悉註冊事宜及獲得授權。因此,核心團隊需要在大會中動議通過會章內容,以及向會員報告即將展開申請註冊工作。如順利通過後,需要在會議記錄呈現通過決定,因為會議記錄有機會在註冊過程中提交作證明文本,以確保有關修訂獲會員知悉及通過。

 

第三步:正式向當局遞交申請文件

通過了會員大會後,便可以遞交申請文件,然後靜心等待申請回覆。一般情況,當局在接收到申請後,如社團註冊會在12個工作天左右回覆收到組織的申請,以及表示會處理有關申請。

 

第四步:當局公佈申請狀況或結果

有關當局經審批後,將會以信函通知申請的結果。如順利交齊資料,以及內容符合註冊要求,便有機會成功申請。按筆者過往經驗,申請組織至少會被要求修訂一次。因此,當組織收到修訂通知後,便需要按當局要求盡快提供補充資料及修正內容。

 

第五步:再次召開會員大會

如果有關修訂涉及會章或需要知會會員,則需要召開會員大會通過修訂,通過後便可回覆當局有關最新的修訂安排。如當局再要求修訂,則需要重覆第二步驟。

 

補充資料:

按筆者過往經驗,註冊順序建議先進行社團或有限公司註冊,然後再處理銀行帳戶,最後才處理稅務局的公共性質慈善機構及信託團體註冊。

 

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