「我地個同事又走啦！」筆者過去在一些「人事流轉」的高峰期，例如在社署資助計劃的年度頭尾，或者是農曆新年前後，都聽到不少自助組織朋友訴說職員要走了。人來人去往往在職場屬正常事，但筆者明白自助組織資源及人力有限，職員的去留對整體運作影響極大。

自助組織的職員流失率非常高，背後有很多不能控制的因素影響。但我們可以控制的，就是做好作為僱主的角色及責任。有進行人事管理研究的機構發現，在認定是好僱主的工作環境下，有27%職員會考慮另謀高就；相反在認定是差僱主的工作環境下，有高達61%職員會考慮離開。

「做好僱主責任，不是理所當然的嗎？」在自助組織的界別中，職員的管理多由執委分工處理，但本身如果沒有人事管理的經驗，又未有建立有效的人事管理政策及系統，往往可能連最基本的僱主責任都會忽略，甚至誤墮法網。

在職員入職初期，有2件作為僱主要謹記的事：

1. 清晰的合約及續約安排：

職員入職，訂立清晰的合約非常重要，因為這是界定僱傭關係的重要文件及依據，雙方同意及簽署，也有法律效力。

清晰的合約不等於要長篇大論，最基本是符合勞工法例所有規定，如列明基本的工作日子及時間，按法例享有的有休息日及有薪年假安排，薪酬及其調整方法，以及終止合約的方法及通知期等。自助組織有時都會聘請兼職員工，都應該有一份正式合約訂明所有福利及工作安排，令雙方都得到保障。

很多自助組織資源不穩定，有時未到最後一刻，可能都未必能承諾職員續約的安排。如遇此情況，應提早與職員一起共識一個續約安排，例如訂明續約的討論在完約前需要起動，及當中會考慮的因素等 (財政狀況、職員表現、服務發展改變等)，並按共識執行。

一般情況下，自助組織適宜在僱員合約完結前兩個月起動續約程序，並在完結合約前與職員簽好續約為佳。而最不理想的，就是過了舊合約的日子後，請職員繼續工作再補回合約，站在職員角度來說是非常不被尊重的。

2. 安排新聘僱員登記參加強積金計劃：

香港法例規定，僱主有責任為新聘請僱員登記參與強積金計劃，限期為入職後起計60日內進行登記。

過去有組織朋友問：「我想當職員過了試用期後，才與他登記MPF。」請留意，是否安排職員參加MPF計劃，與試用期完全無關。有時候三個月試用期完結後才進行登記便會太遲了。

另外，自助組織應建立恆常的習慣，各職員提供供款紀錄。法例規定僱主每月支付供款後，應在七個工作日內向僱員提供一份每月供款紀錄。這份書面紀錄須列載下列資料：

  • 僱員的有關入息款額；
  • 僱主及僱員的強制性供款款額；
  • 僱主及僱員的自願性供款款額（如有）；以及
  • 供款支付予受託人的日期

部分僱主可能會選擇在向僱員提供糧單時一併附上上述所需資料，以節省行政成本。透過這些方法，大家清清楚楚，自然能安心工作。

除了入職初期的配合，組織在聘請職員後亦有一定角色及責任，請密切留意「組織作為僱主常會忘記的事 (下)」，了解在職員入職後，另外2件作為僱主要謹記的事。

參考資料：

  1. 強制性公積金計劃管理局。(網站: www.mpfa.org.hk/tch/main/index.jsp)
  2. 勞工處。(網站: www.labour.gov.hk)