自助組織每年都會舉辦不少活動,大部份都是由一班會員成為組織者群策群力地推動,這份為組織和會員付出的互助精神,十分難能可貴。倘若組織只重視活動成功與否便很容易形成壓力,也容易讓「檢討」變成「批評大會」。

今次為大家介紹一個活動檢討工具 – 行動後學習機制After Action Review (下稱AAR),這並非一般活動過程檢討,而著重 學習及反思。AAR不是一種批評或挑問題的工具,也不是要決定任務的成敗得失,而是為了抽取有用的經驗,無論是成功或是教訓,致令團隊在進行類似工作時可精益求精,彼此進步。故AAR也就是為了學習而進行,有助建立團隊合作精神。此工具適用於一個活動/一項事工完成後作回顧及學習。

Women at the Meeting(圖片來源: pexels.com)

(1) 開展AAR前有什麼注意事項?

  • 誰(Who):所有有份參與該項任務的參與者,不分職級。
  • 討論什麼(What):不必每個事件或行動都進行AAR,可選擇從中得到最多學習或最有價值的部份進行。
  • 何時(When):趁著記憶猶新,儘可能在行動之後馬上進行。
  • 何地(Where):在任何適合討論的地方,但為免選擇地點而耽誤了時間,選擇離行動越近的地點越好。
  • 多久(How long):不能過長,少於一小時較佳,15分鐘亦是適當的,但應該提供足夠的時間進行完整的討論,讓團隊能走到下一步。

(2) 如何進行AAR?

團隊可以下框架內的題目進行交流討論:

題目 理念
1. 是次活動成功嗎? 為何? 重點是讓大家共識到「點為之成功?」

(成功指標) e.g.大部份參加者反應開心、參加者中有50%是近半年入會的會員

2. 與上次/同類型活動有何不同? 找出今次活動的特色
3. 三個主要成就 從成果找出成功因素
4. 三個下次再做時要注意或改善的地方 找出可學習的地方,讓下次再做同樣項目時有新的選擇及可能性
5. 有否預期以外的事情? 找出可學習的地方,讓下次再做同樣項目時有新的選擇及可能性
6. 有誰需要特別讚賞,感謝? 互相欣賞是團隊建立之重要元素
7. 有什麼需要跟進的事項? 進一步訂立跟進行動

  • 短期行動-可以被快速採用、並可立即產生效益的行動;
  • 中期行動-影響系統、政策、以及組織的行動;
  • 長期行動-與基本策略、目標、及價值觀有關的行動

參考附件:介紹AAR作為活動後檢討工具 – AAR表格

Tags: 活動成效, 活動檢討, AAR