項目管理在自助組織中的應用初探(3)：WBS讓您清楚知道何謂項目完成

撰文：楊翠芝 2022-08-01

最近收到一個自助組織獲房署批出會址申請的喜訊，執委們為此感到振奮高興的同時，也對接下來的裝修及申請資助程序感到壓力，這時候，「項目管理」的應用知識、技巧及工具便大派用場，讓您和團隊更有效將目標具體化、清楚界定範疇、把控成本及資源、想要呈現的質量、時間進度的控管，以及預早就可能出現的風險作出管理規劃。

Projects text on pink and orange

承接上文 (按此重溫：《「想多一點」的思維》) 提到「掌握全局規劃」的重要，接著我們就談談經過全盤思考的工作進行分拆和整理，這個工序在項目管理實務上有個專有名詞叫「工作分解結構」(Work Breakdown Structure, 簡稱WBS)，用作組織及定義整個項目的範疇；亦可說是項目範疇管理 (Scope Management) 之基本架構。

舉個煮餸的例子，相信除非您是肥媽和鼎爺，否則都會如我一樣要看著食譜的材料及醃料清單到街市購買食材及調料，及按食譜指示的步驟烹煮；我經常出現一個情況，就是沒有把清單帶在身上，最後不是漏買材料就是買了一些不相干的促銷貨品，弄得自己辛苦一場又達不到效果。

其實項目管理內的WBS工具，就有如食譜內的材料及醃料清單，它讓您很具體知道煮一道美味的生炒排骨需要什麼，就正如要「要建立一個溫馨的無障礙新會址」需要做什麼一樣，當您能把「溫馨」和「無障礙」的想像具體要求闡明，如顏色必須是柔和暖色、要有植物的陳設、要有無障礙自動門、扶手、燈掣位置、自動投映、無間隔的空間等，再就相關的範疇組織整理，然後再就毎個範疇需要完成以達至目標的工作如清單般列整，基本上「打造一個溫馨的無障礙新會址」已不再是抽象難懂的想像，而是一系列有形真實的產出工作。當您要掌握工作的進程時，只要檢視一下這個WBS，已很清楚知道完成多少和未完成多少；而當在施工過程忽然有成員加入清單內沒有的要求和意見時，也能很快的作出回應，指出要求並不在項目範疇而有信心說不，或假若這意見對成果有重要的影響，WBS也能助我們有效評估要改變項目範疇所帶的影響，做出分析及決策。