採訪通知(採通)、新聞稿時常聽到,何時用採通,何時用新聞稿,這可能令大家有些疑惑。是否將新聞稿發出去就足夠呢?還有沒有更多方法,能增加機會令組織的訊息傳遞開去?

電郵新聞稿 + 電話聯繫  雙重聯繫

當組織將要舉辦活動、或有訴求、需要公佈調查結果時,便會舉行記者會,在舉行記者會前,便需要向傳媒機構發出採訪通知,以邀請記者來參加。採訪通知就是一封邀請信,功能就如電影的預告片,點出內容重點及精彩部份,但無須太詳盡,因為詳情應待記者會當日才正式公佈。

採訪通知範本:

採訪通知必須要有大題目、內文、記者會資料、聯絡人資料

​​新聞稿通常於記者會當天,在記者會上發放給傳媒,以及在記者會完結後,以電郵發送給全港傳媒,目的是希望他們收到資料後會感興趣約訪或刊登,因此新聞稿的內容應詳細及完整,例如詳述調查情況及結果,甚至加入政策倡儀、病友分享等。

以電郵廣發採通或新聞稿後,是否就完成工作?其實組織可以再做多步,以電話或即時通訊軟件與相熟的記者聯繫一下,簡單說句「有收到採通嗎?」「剛發了新聞稿,有收到嗎?」「如有興趣或需要更多資料,我們可以提供及協助」等,這些推銷工作通常稱為pitching。一來可以得知電郵是否成功發送,二來了解一下傳媒朋友的最新狀況,是否仍在原來的工作崗位,如果已離職,或可以由他轉介其他同事。

當傳媒收到新聞稿後,如果資料、圖片等都合用,他們可能會就此使用而不作特別通知,因此在新聞稿發放出去後,不妨在搜尋器上以協會名稱或相關關鍵字搜尋一下,可能會有發現。

早前香港復康會 社區復康網絡 病人互助發展中心撰寫病人自助組織的故事,並以新聞稿方式發放,有媒體見故事、照片合用,於是取用部份內容直接刊登。因此協會組織在新聞稿放發後,不妨在網路上「扛撈」一下,可能會有發現。(圖片擷自 Health Concept 網站)

不同版面 不同策略

如已經有較為相熟的記者朋友,不妨針對他們負責的版面來發送電郵及以即時通訊聯繫。之前提及,一個故事當中有不同元素,例如「二手電動輪椅轉贈計劃」的元素與社區、健康醫療,甚至跟環保有關,接觸不同版面的記者時,可以盡量提及與其版面有關的元素。這就等同去見工面試一樣,你的技能有很多,例如活動統籌、寫作、攝影,而公司希望聘請的是活動導師,那當然應該詳談活動統籌的經驗。如以即時通訊聯繫,切記長話短說,太冗長反而會令對方不易閱讀。一張圖,一段字便足夠,簡潔有力見重點,這樣更加有效。

推銷示範:直接向記者pitching時,一段字,一幅好看的圖,簡潔有力,對於對方來說更易閱讀和捉到重點。

~ 內容摘自本中心「媒體聯絡線上交流會」(活動日期:2022年3月30日),特別鳴謝講者(吳韻菁小姐) 的分享。~

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