會址：一個長遠的投資

在筆者認識的自助組織中，不少都期望擁有自己的會址，藉此增強會務上的發展及獨立性。就筆者多年的組織工作經驗，自助組織擁有自己的獨立會址並不是組織發展的必然模式或軌跡。當中要考慮的事情有很多，但首要是從實際需要出發，並評估成本與獲益(需要滿足度)是否平衡。本文嘗試以性價比 (price-performance ratio)概念來討論有關設立會址要考慮的問題。

所謂「性價比」概念，就是按產品價錢比對其效能，原則上是價錢越低功能越好，性價比越高、越抵買。雖然在考慮會址問題上遠比選擇單一貨品複雜得多，但仍可借鑒這個概念評估營運成本比對獲益(需要滿足度)。

組織需要：

筆者在以往的接觸了解到組織期望有會址，大概可歸納為以下幾個需要：

1. 解決場地問題- 減少租借外間場地，節省費用及相關行政時間; 亦減少借不到地方的影響。
2. 解決職員及執委辦工地方問題。
3. 提供聚腳點- 增強會員凝聚力及互助行為。
4. 解決物資儲存問題- 減低租用迷你倉的費用及可方便取用物資。
5. 方便社區有需要人士聯絡組織。

營運成本：

1. 租金- 一是獲房署的優惠租金單位(現時約50-60元/平方尺，但不包地租、差餉); 二是以市價租用工廈、商廈或地舖(貴優惠租金最少5倍)。
2. 水、電、煤氣費用
3. 其他雜費- 如清潔用品、文具、影印費等都會因有會址而增加。
4. 人力- 包括受薪與義務的人力需求都會因維持會址開放而增加。

除了以上的恆常開支外，還有以下的成本：

1. 新中心的裝修費用
2. 傢俬、器材的維修或更換
3. 消防設備的安裝及每年檢查費用
4. 保險

會址可發揮的效用(需要滿足度)：

這部份筆者無法提供一個直接的意見，因每個組織都有其獨特之處。這裡嘗試提出一些提問讓大家自行按組織的現況作出評估。

1. 解決場地問題：
   1. 現時及未來五年我們的財政可以負擔到多大面積的單位租金及相關的開支？
   2. 這個面積的單位預算可提供的活動場地有幾大？
   3. 現時舉辦的室內活動佔整體活動幾多%？
   4. 這些室內活動有多少個可集中在一個地區(會址)舉行，有幾多是需要分區舉行？
   5. 若將大部份室內活動集中在會址舉行會減低會員參加意欲嗎？ 為何會？為何不會？
   6. 有多少個上述活動適合在(ii)這個面積的會址舉行？
   7. 以現時的人力(包括受薪及義務)，可以增加幾多適合在會址舉辦的活動呢？
2. 解決職員及執委辦工的地方：
   1. 現時的職員在哪裡辦工？ 有什麼不便？ 1-10分，必須改變這工作地點值幾多分(越高分越有需要改變)？
   2. 過去一年，有幾多位執委成員曾到現時的工作點處理會務？
   3. 不回工作點處理會務的原因是甚麼？
3. 提供聚腳點：
   1. 會員居住分佈是集中？ 還是很分散？
   2. 估計有幾多會員會在沒有活動的時間回會址？
   3. 以現有的人力資源，會址可維持怎樣的開放時間呢？
   4. 配合組織需要的理想開放時間是怎樣？ 若按此安排，要增加幾多資源(包括人力及錢)？
4. 解決物資儲存問題：
   1. 現時的物品是否都是值得保留的？
   2. 在現時可負擔的會址面積，估計有幾多空間可用作儲物？ 儲物優先還是活動優先？
   3. 請為現有物資列出清單，先排最需要放會址的，如此類推，最後是可以棄掉的。
5. 方便社區有需要人士聯絡組織：
   1. 現時外間聯絡組織遇到甚麼困難？
   2. 若有會址，1-10分，這些困難有幾大程度得到改善(越高分改善越大)？

結語：

相信大家進行了以上的討論，加上初步搜集了相關的營運支出資料，不難就現時營運一個會址的性價比作出判斷。最後一提，以上的評估都是有時間性的，可能今日的性價比低，或許一年、數年後隨著組織變化而值得投資一個會址。