隨著社區疫情的發展，政府呼籲市民減少社交接觸，很多組織都要將活動及會議延期或取消，以保障會友的安全。這段期間不少公私營機構都容許員工在家工作(Home Office)，其實只要配合科技的輔助，組織成員同樣可以善用居家的時間繼續參與組織會議或交流分享。本文將會介紹一個免費多人網上會議工具「Zoom」，讓大家只要安坐家中也可以遙距開會無難度！

Zoom免費版的特點

    • 可供2-100人參與視像或語音會議
  • 每個會議時限為40分鐘 (初次使用會有豁免時限優惠)
  • 不限會議次數，會議超時中斷後可重覆加入
  • 實用會議功能，如：螢幕及文件分享、會議錄影、會議管理、分組討論等
  • 可以在智能手機、平板及電腦等設備上跨平台操作使用

在「人手一機」的年代，相信智能手機在病人組織成員間較為普及，因此以下將會重點講解Zoom在手機上的入門級操作。

步驟1：下載並安裝Zoom應用程式

會議開始前，我們需要先請所有會議參加者下載Zoom程式，Zoom提供智能手機版及電腦版。參加者請根據所屬系統，用手機或電腦下載相對的程式版本。本文將以iPhone版本程式示範 （按此下載Android手機版使用教學）。

 

步驟2：委派會議發起人

如果組織要透過Zoom舉行會議，便要邀請一位組織成員作為會議的發起人(主持人)，負責在Zoom平台上召開會議，而主持人必須登記一個Zoom帳號才能進行此項操作。

如有 Google 或 Facebook 帳號，可直接登入，否則可按註冊以電郵進行登記。(圖1）

(使用Zoom – 圖1)

步驟3：召開會議

一般會議可能會在會議室舉行，而Zoom會議主持人亦需要為會議安排「線上會議室」

3.1 登入後，先點撀「新會議」（圖2）

(使用Zoom – 圖2)


3.2 然後選擇視訊選項。然後按「召開會議」，謹記要開放鏡頭及錄音權限。(圖3）

(使用Zoom – 圖3)


3.3 最後選擇「使用設備音訊」選項，然後便可開始邀請參加者加入會議了。（圖4）

（使用Zoom – 圖4）

 

步驟4：邀請參加者加入會議

主持人在預備好「會議場地」之後，便可邀請其他參加者進入會議。

4.1. 透過提供 會議ID 及 密碼 (如有) （圖5）

（使用Zoom – 圖5）

 

4.2 透過發送會議網址連結 （圖6）

（使用Zoom – 圖6）

 

步驟5：參加者進入會議

5.1 如參加者已下載Zoom程式，可以選擇在不登入的情況下加入會議。大家只要按下主持人發出的Zoom會議連結，或在Zoom程式內輸入會議ID便可進入會議（圖7-8）。

（使用Zoom – 圖7）
（使用Zoom – 圖8）

 

5.2 參加者需要允許開放鏡頭及收音的權限，才能參與會議討論。（圖9）

（使用Zoom – 圖9）

 

5.3 進入會議後記緊開啟使用設備音訊的權限，便可聽到其他人的發言 。（圖10）

（使用Zoom – 圖10）

 

 

5.4 參加者可按個人喜好開關視像鏡頭。如要發言，請記得解除靜音功能。（圖11）

（使用Zoom – 圖11）

 

以上是在Zoom平台舉行會議的基本操作，只要組織成員擁有一部可以上網的設備，便可不受地方限制地舉行會議或分享會，大家不妨在家試用體驗一下。

我們之後將會陸續分享主持Zoom會議的進階功能，請密切留意「善用科技做會務」系列的教學更新。如在會務應用上遇到任何問題，歡迎按此聯絡香港復康會病人互助發展中心 鄭楚欣姑娘 或 黃星朗先生。

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