善用科技做會務: 免費網上會議工具比較

隨著社區疫情發展，政府繼續呼籲市民減少社交接觸，很多自助組織都要將活動及會議延期或取消，以保障成員的安全。相信大家對於「網上會議」、「Zoom」等字眼不陌生 (有關Zoom的教學詳見：《Zoom入門教學》及《Zoom網上主持會議功能》2篇文章)。對於網上會議/活動，不少自助組織都躍躍欲試，但不同的網上會議工具各有千秋，究竟應如何選取呢？

自助組織資源有限，因此本文集中選取了幾個免費、(參加者)操作相對簡便的會議工具作比較。基於以上條件，一些常見的工具如：Microsoft Teams則沒有包含在內，有關比較詳見下圖：

註1：工具操作複雜程度由左至右遞增
註2：Webex原本因為疫情關係，在免費版本增加了 電話撥入 、 取消時間限制 等功能、但有關方案已於2020年7月起取消。

簡單而言，大家可按照以下條件去選取適合的網上會議工具：

會議功能

網上會議平台的特有功能大致可分為以下幾類：
(1) 多元化參與模式：網上會議平台就像一間虛擬會議/活動室，參加者可透過電腦、平板或手提電話等數碼裝置參與，以語音、視像、文字等方式參與及發表想法。
(2) 螢幕分享：使用網上會議平台比一般電話或視像通話的優勝之處，是可以讓參加者在會議中分享自己的螢幕畫面或文件（如：會議議程），以便更清楚地闡述發言內容。
(3) 發言管理：在簡單的平台上，參加者需要自行開啟或解除咪高風收音功能進行發言。若使用進階平台，主持人有權適時關閉或開放與會者的收音，以控制發言，促進會議進行。
(4) 其他：不同品牌會加入各式各樣的會議輔助功能，如：投票/舉手（收集出席者意見）、白板（共同協作繪圖）、錄影（可記錄及分享過程）、虛擬背景（用圖片遮蓋背景保障私隱）等。

因應疫情，各科技品牌都紛紛推出或升級不同的網上會議平台，面對林林總總的選擇，筆者建議組織應按自身需要選取功能「夠用」的平台。相關的功能比較見下圖：

會議人數及互動

網上會議平台的人數上限各有不同，操作較簡單的會議工具通常只能容納較少人參與，方便用者參與及互動。一般而言，當參加者人數愈多，主持便愈難與所有觀眾進行高度互動。當活動人數超出網上會議平台限制的話（如：醫學講座、發佈會等），建議組織可考慮轉用Youtube、Facebook等「網上直播」平台，以容納更多會員參與。

會議時間

功能較完善的免費平台通常會就3人或以上的會議設有40-50分鐘的時間限制，時間一到就會斷線，若主持人升級至收費帳戶的話則可取消時間限制。隨著全球疫情發展，不少公司都會斷斷續續推出一些限時優惠，讓用家可在一定時間內免費試用其平台的收費功能。以Zoom為例，筆者曾發現一般新登記的帳戶在首2次主持會議時都可獲豁免時間限制。此外，Google Meet亦因應疫情，將免費試用期限延至2021年3月。

參加者科技程度

事實上，現今資訊科技發達，「一人一手機」的情況十分普遍，而疫情亦加速了世界各地社會使用科技技術的速度。面對科技掌握程度較低的參加者，可緊記一原則：「簡單」。一方面，可選取較普及或功能較簡單的平台（如：Whatsapp、Facebook等社交媒體）；另一方面，即便使用功能較進階的平台，只要配合簡單的操作步驟（如：免註冊、免安裝、按網址直接進入會議等），亦可促進成員參與。「數碼化」是未來社會的大趨勢，組織可藉此機會指導及鼓勵成員多使用，攜手跨過「數碼鴻溝」，一同享受社會「數碼化」的成果。面對疫情帶來的挑戰，其實只要適當配合科技的輔助，組織成員只要安坐家中也可以遙距開會無難度！

組織如在科技方面的會務應用上遇到任何問題 或 希望有進一步交流，歡迎按此聯絡香港復康會病人互助發展中心 鄭楚欣姑娘 或 黃星朗先生。