重視新會員入會流程 (下)

上文提到新會員入會的流程；這篇文章則按照關顧師友曾艷貞（銀屑護關會）的分享，詳細講解新會員流入恆常服務的細節。

步驟(1) – 解答電話查詢

負責成員: 職員 或 負責處理公眾查詢及入會的執委

根據艷貞的經驗，新病友可從不同的途徑認識自助組織，例如醫院轉介、復康會轉介或或病友自行於網上搜尋相關資訊。當組織接到轉介或查詢後，職員會先作簡單的組織介紹及鼓勵對方入面，如果對方同意的話，將協助辦妥入會手續。如果組織沒有職員的話，組織需要安排一位執委負責處理公眾查詢或新會員入會。

步驟(2) – 處理入會申請及發出會訊

負責成員: 職員 或 負責處理公眾查詢及入會的執委

當職員或負責執委處理相關行政程序後，例如將新會員資料輸入會員事務系統，可以透過電郵或郵寄形式發出會訊予新會員。

步驟(3) – 關顧組執委慰問新會員

負責成員: 關顧組執委

新會員主要想知道更多相關的病科資訊及組織相關的服務，所以職員或負責電話查詢的執委可以將新會員名單交由關顧組執委處理。他們將電話慰問新會員的狀況及解答病科相關的問題，例如病科資訊及自我照顧技巧等。

與此同時，如果新會員同意，關顧組執委可按新會員居住地區分流到地區Whatsapp群組。關顧組執委同時會介紹將會舉辦的活動，例如迎新會或旅行等。

微技巧: 確認會員收到會訊

當組織發出會訊後，關顧組執委可以再致電新會員是否收到會訊，藉此打開話題，然後再鼓勵新會員參與即將舉辦的活動。

步驟(4.1) 新會員參與恆常服務或迎新會

恆常服務

組織恆常舉辦旅行、生日會、會員大會及郊外活動，讓新會員融入組織，例如有地區聚會、旅行、會員大會、生日會(每半年一次)、行山等活動。

迎新會

組織每年會舉辦兩次迎新活動，以新舊會員互相認識、茶點享用、社區資源分享和交流病科的最新資訊，如有需要可作轉介服務等。對新員會來說，迎新會是一個非常重要的環節，因為可以認識一班同路人，互相關心。與此同時，組織可以於迎新會分享自助組織的宗旨及信念，讓新會員知道施與受是自助組織的核心信念。

微技巧: 個別與新會員打招呼

關顧師友艷貞特別分享到，新會員第一次參與組織的恆常服務或迎新會，她都會個別與他們打招呼，讓新會員覺得自己的參與是受到重視，同時增強他們對組織的歸屬感。

步驟(4.2) –  地區服務

由於會員來自五湖四海，所以組織按會員的地區需要設立地區關顧組，所以除組織中央恆常服務外，新會員同時可以參與組織的地區小組，主要是按會員的居住地點分流到所屬的地區小組。因此，當關顧組執委電話慰問新會員時，已經可以邀請對方加入地區小組的Whatsapp群組，讓他們更早可以認識到同路人。

地區聚會

每個地區都會由一班組織成員或關顧組所組成，所以他們會定期舉辦地區聚會，方便會員聚首一堂，分享復康經歷及自我照顧技巧，籍此建立新會員的社區網絡。

電話關顧或家訪

當關顧組執委將新會員分流到地區小組便會由地區關顧組負責往後的關顧工作，例如電話關顧或家訪等，定期慰問會員的身體狀況及需要等。筆者撰寫此文章時正藉疫情肆虐的階段，艷貞提到此時可以whatsapp群組作關懷聯絡工作，了解大家的抗疫用品是否足夠，叮囑外出必須戴口罩等。

自助組織建立有效的新會員流入恆常服務機制是相當重要，對於會員維繫及促進互助可說是相得益彰，所以組織不容忽視新會員流入服務的流程。