搵啱職員的五大要訣

隨著自助組織的發展，無論會員人數、會務都不斷膨脹；到了一個程度就很難單靠義務工作的模式﹐而要考慮聘用受薪職員協助。但筆者又常常見到組織請人後才發覺職員幫不了手， 如需要職員處理財務， 但職員卻對會計一竅不通。怎樣才能請到合適的職員呢？ 以下五個要訣希望對大家有幫助。

1. 盤點現有的工作

將現在由執委及其他核心會員負責中的工作羅列出來﹐不妨仔細一點。開始時可先列出有職銜的工作﹐例如:主席、副主席、財政、組長等等的具體工作。完成後再考慮還有沒有一些隱藏了的工作， 如文件收納、聯絡溝通等工作， 以作補充。不要輕看這部份，因經驗告訴我，組織內沒有被具體分工的工作其實並不少，若羅列太攏統就發現不了這些「看不見」的工作。

2. 將工作分類

然後就是將這長長的工作清單，以二分的方式分為2張清單:

1. 必須由組織成員負責的工作
2. 可由第三方負責的工作

那甚麼是必須由組織成員負責的工作呢? 大致包括以下：

1.   直接推動互助的工作(如探訪， 經驗分享)
2.   與組織發展相關(如年度計劃訂立)
3. 與金錢及組織責任相關 (如簽署任何協議、合同等)
4. 與建立資源網絡相關 (如接見外間團體)
5. 與權益爭取相關 (如出席政府的政策諮詢會)

當然，以上各項會牽涉一些籌備的工作是可以交由第三方負責，所以在過程中發覺有這情況，便可將那部份工作先分出來補充在工作清單。

3. 列出工作需配備的主要才能

現在可針對「可由第三方負責」的清單， 嘗試為每一項工作列出需配備的主要的才能。才能可分為四大類（請參考《自助組織理想職員的聘請策略》一文），而主要才能應不多於兩個，例如製作季刊的主要才能就是電腦排版；而財務工作就是簿記及會計技術；特別是技術能力方面可能包括某些專業訓練(如會計及簿記的LCCI)。

4. 將工作排序

列好主要才能後就是把工作排序。排序可考慮兩個因素：

1.   組織現在欠缺的才能， 特別是技術能力，如上述的排版及會計
2. 組織成員因身體情況未能做到的工作，如活動能力差的病類組織，外勤可能是一個較高優次的工作

組織基於這兩項因素便可列出一份有優次的清單。

5. 按排序列出職員的主要職責及條件

現在組織可以利用這份優次清單， 配合可用的資源訂立聘用者的主要職責及要求條件。最後一提， 是職員能力越高越多， 相對要求的回報亦越高﹐所以大家在出招聘前要評估要求與待遇是否合理， 以免最終無人應徵。如真的出現這情況，大家亦可按清單次序修訂職責及要求條件， 但為最大需要的職務找到合適人選是最大前題。