組織要成功聘請到理想職員,靠的只是運氣?

Man and Woman Standing Beside Brown Wooden Table(圖片來源: pexels.com)

 

機會總是留給有準備的人。有著名管理學機構的調查顯示,成功聘請到理想職員的第一步,就是建立一套有系統的聘請策略。以下是一份重要清單,未知你的組織在招聘員工時已準備了多少?

  1. 在進行任何招聘前,清楚界定職位內容,「配合組織期望的職位內容很重要」
  2. 建立招聘工作團隊,為聘請工作訂立招聘策略
  3. 為招聘工作建立系統流程及工作清單,讓團隊知道目標及各步驟的成效
  4. 找正確的地方及媒體,發出招聘通告給目標應徵者
  5. 利用之前訂立的職位內容作參考,審閱各申請者的申請信及履歷,找出申請者的合適度優次
  6. 如申請者人數眾多,可電話聯絡申請者進行初步篩選,特別是了解對方的薪金期望,篩出差距太大的申請者
  7. 進行有系統的面試,準備合適問題最為重要
  8. 當提出招聘確認前,盡量進行履歷的覆檢,包括證書、工作經驗證明、技術背景,以及前僱主的評語
  9. 發出有效及有力的聘書通知,讓雙方感到這是一項重要的承諾,再進行下一步的洽商,有個好開始

 

第二步,也是清單中的重中之重,就是訂立「配合組織期望的職位內容」。從人事管理的角度,職員的基本素質可分為3個範圍:

 

而職員的才能可分為以下4項:

 

所以,當組織需要訂立「配合組織期望的職位內容」時,就要從以上3項範圍加上組織實際工作需要而決定。以下我們嘗試整理組織在不同發展階分類,當中可根據組織的需要及技術支援,作為聘請職員時的職位工作參考:

 

 

不同發展階段 組織使命及信念

職員信念及態度

核心能力

組織需要 技術支援

職員才能
組織起步期
  • 聯繫同路人成立組織
  • 建立互助文化
  • 構思互助服務
  • 對外宣傳
  • 建立轉介網絡
  • 建立簡單日常運作
技術能力

  • 建立運作系統
  • 執行宣傳策略
  • 活動籌備
組織穩定期
  • 擴大互助服務的範圍
  • 建立社會參與之角色
  • 培訓新血
  • 開展新服務
  • 建立外間作伙伴
技能能力+營運能力

  • 指導技巧
  • 服務發展技巧
  • 項目管理
組織長遠

發展期

  • 拓展互助以外的新服務領域
  • 尋求額外資源及合作網絡
  • 訂立策略計劃
  • 申請基金及籌款策略
人事能力+營運能力

  • 訂立策略計劃技巧
  • 撰寫計劃書技巧
  • 大型項目管理
  • 傳訊管理

 

這是一個較客觀及有系統的參考,但始終每一個組織的情況不同,並且會因應執委們與職員的分工而產生不同才能組合。希望資料有助大家進行招聘時清楚知道自己對職員的期望及要求,從而找到配合組織發展需要的理想職員。

 

參考資料:

Susan M. Heathfield, 2018. “Job Analysis – Want to know why and how to do a job analysis”. Human Resources Glossary.

Susan M. Heathfield, 2018. “Top 10 Tips for Hiring the Right Employee—Every Time”. Human Resources Glossary.

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