自助組織的執委會/董事會內,都需要有「司庫」或「財政」這個重要的崗位。根據社團條例,要求社團必須有三名核心執委:其中一位必須為主席,另外兩位可為副主席、司庫、秘書或負責處理銀行帳戶的執委,可見「司庫」被認可為一個社團內的核心成員。亳無疑問,慈善團體的責信(accountability)十分重要,而財務責信(financial accountability)更是社團公信力的基礎。

 

但究竟在一個自助組織內,由病人義務擔任的「司庫」,其職責及日常任務到底是什麼?筆者翻閱一些病人自助組織的會章,大部份對「司庫」的職責描述如下:

  1. 管理本會的現金及經費
  2. 記錄交易資料
  3. 管理所有財務收入及支出的賬目
  4. 定期準備財政預算及提交財務報表予會員及本會指定核數師

 

老實說,筆者看過這幾項「司庫職責」後,也難以具體掌握對司庫這個崗位的要求及期望,怪不得很多自助組織的「財政大臣」都表示無從入手。於是,筆者希望嘗試整理「司庫」的工作範疇、目標及日常任務,讓自助組織的「司庫」作為參考或依據,慢慢建立參與此項會務的方法及信心。

 

Person Counting Money With Smartphones in Front on Desk(圖片來源: pexels)

 

工作範疇(1):道德操守

目標:

在會務運作中留意及把關所有涉及財務管理相關的原則和操守,並落實執行

 

具體任務:

財務管理的三個基本又重要的操守是:公開透明、利益關係、防止漏洞

 

在日常會務中,司庫需要:

  • 定立周期,定期檢視組織內的各個較常涉及財務操作的範疇,如日常財務收支流程、採購程序、財務報告及交代、員工薪津等,是否都能經常保持公開透明、廉正誠信等原則,以及有否出現一些會容易出現貪污舞弊的漏洞,便要馬上制定處理方法
  • 在一些涉及重要工作及大量資金的工作起動時,例如接了新的資助項目、要進行組織20周年大型活動、建立會址、進行工程及招聘新職員等,建議成立特別工作小組商討資金的運用、評估現有財務流程機制是否能滿足需要及建立新的機制等,並要在工作開始前進行財務安排及管理的溝通,定立明確的規章制度

 

工作範疇(2):常務處理

目標:

在會務運作中參與及了解日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄

 

具體任務:

日常所有涉及財務的流程、賬目及紀錄,即是每天/每周/每月/每季的收支賬紀錄核對、銀行存摺打簿或理財月結單、各項目收支報銷項目之有效分類及核對、零用現金管理及結算、財務入檔或輸入系統檢視。

 

因此,司庫需要:

  • 每月安排固定時間檢核單據、各項報表及帳目
  • 每月清理零用現金報銷
  • 每月結算戶口
  • 每月於財務小組中交代組織財務現況,及就檢核過程發現的問題發起商議討論
  • 每季於執委會中報告協會整體財務現況及各重要項目的財務情況

 

工作範疇(3):操作性原則指引

目標:

按規章制度以一致的標準及原則操作所有賬目及收支;及一些就不同特殊情況下處理的原則及指引

 

具體任務:

在企業或社團運作內,都會有恆常的運作模式,也衍生恆常的的財務運作形態,如大部份自助組織的支出項目都不外乎是活動費、交通或復康巴、郵務印刷等。在恆常運作中應該漸漸建立財務標準、原則及流程,如茶點支出、義工津貼上限、單據要求、不同金額支出的決策授權、報銷零用金表格及流程等。

 

為此,司庫需要:

透過日常的會務參與及定期檢視發現需要,提出並確立相關規章制度,讓一眾組織成員及職員都能按此標準執行財務工序,令會務及財務更有效管理及確保道德操守的實踐。

 

工作範疇(4):報表分析、監控及策略

目標:

定期就組織財務收支及損益情況進行監控、評估及分析,令組織能穩健及持續發展,並能達至組織的發展願景及目標

 

具體任務:

當司庫有在組織內每月或定期進行收支及損益檢視及報告,便應當掌握組織的財務狀況,進而作分析、比較、預測及風險評估。

 

舉個例子,在損益表中知道組織現時的儲備有12萬,而執委會正討論希望聘請一名職員協助會務及活動。您作為司庫,在您掌握組織的財務現況及進行預測時,您會有什麼評估及建議呢?

 

司庫可為組織提供的現況資料如下:

  • 12萬只能勉強聘請一位月薪1萬元左右人工的全職職員(要還要預留強積金供款開支),並只能維持一年
  • 這年內若沒有任何收入,儲備便會用盡
  • 這年內職員人工佔組織支出的全部,故亦沒有儲備可作活動開支或應急經費
  • 請職員還要考慮辦公室、電腦及器材、辦公及文儀用品等開支

 

司庫可為組織提供的評估如下:

  • 若需要持續聘用這位職員及保持活動開支,即組織需要在一年內成功「開源」,而籌款金額最少為18萬(當中已計算職員薪酬調整及約3萬元活動經費)
  • 若一年內未能成功開源,組織將面對儲備用盡的危機
  • 若計劃進行「開源」活動,也需在儲備中預留經費
  • 將所有儲備投入到人工而沒有經費進行活動,會令會員維繫及自助互助核心服務受到嚴重影響

 

司庫可為組織提供的建議如下:

  • 必須審慎考慮聘請職員的需要程度
  • 相關工作是否只有受薪職員才能處理?
  • 是否可考慮請半職或兼職員工?
  • 組織是否需要保留一定比例儲備作籌組核心服務之用途?合理比例是多少?
  • 組織是否有計劃、信心及毅力在聘請職員後每年持續地進行「開源」的行動及達到目標?
  • 即使組織努力「開源」,但在疫情下是否也要現實及保守評估籌款活動效益?
  • 申請2020-2022年度社署支援計劃是否一個能有效滿足組織會務發展和聘請職員的需要、而同時也能平衡疫情下籌款成效的不確定性的方法?

 

其實,只要司庫能掌握組織的財務現況及發展需要上的考慮,上述的分析、預測及建議其實並不難疏理。

 

筆者認為,在自助組織中的司庫工作有如進行體重管理,您必須要經常知道自己的體重(財務狀況),同時建立體重改善的目標(財務流程機制或儲備改善目標),在過程中適時評估及監察各項方法是否能有效達到目標,令健康(財務)穩定甚至得到改善,令您的人生及身體(自助組織運作及發展)變得更美好。共勉之。

 

 

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