撰寫活動程序表及財政預算

大大小小的聚會和活動在自助組織中也是很核心的工作，例如新會員歡迎會、互助小組聚會、大型週年聚餐等。這些平台能夠讓參加者互動及輕鬆交流，樂在其中，活動後期待下次再來。若希望活動過程能流暢及達到預其效果，在過程中實踐自助互助元素，於活動前有完善的策劃便能讓活動事半功倍，參加者有好的感受和回憶的同時，策劃工具亦能成為統籌團隊的溝通工具；並能讓規劃構思及安排的技術及經驗有效疏理，傳承給其他會友，鼓勵大家一同參與策劃。

之前亦有文章 活動統籌好幫手 和 活用5W2H於活動籌備工作 已有分享如何策劃活動。以下文章會向大家分享如何使用兩大工具協助大家策劃活動。

撰寫活動程序及分工表六步曲：

1. 先列出當日的活動詳情，包括時間、日期、地點、人力和活動目的等，方便策劃
2. 列出每個時段需要完成的環節，以及預算所需時間及人力。
3. 再重新檢視整份程序一次，審視有否遺漏的地方，每個環節之間有否需要互相配合的範疇，例如抽獎環節之前一個環節便需要禮物組義工預備禮物。
4. 審視所有活動環節是否與目標一致，所有目標又能夠達致。
5. 最後檢視多一次程序，同時在腦內「綵排」一次，檢視程序是否暢順。例如嘉賓重覆多次上台和下台、以參加者角度參與的經歷。
6. 完成撰寫後，最重要的是，與當日相關的工作人員傳閱及簡介這個程序，讓不同崗位的工作人員也能按計劃完成工作，以達致程序暢順。

參考附件︰活動程序及分工表

撰寫財政預算五步曲

1. 如時間許可，建議在完成當日程序表後撰寫，因為可因應各活動環節所需購買物資來決定所需資金
2. 也別忘記活動環節以外的支出，例如製作宣傳品、運輸、義工津貼(如有)
3. 同時列出收入，包括基金贊助或組織的津貼。
4. 檢視收入與支出平衡。如不平衡，例如入不敷支，便要考慮有否空間「開源」或「節流」，例如物色其他收入來源、有否其他較相宜物資代替、取捨部分物資選擇，以達致平衡。
5. 需盡量預算準確，避免支出超出預算。各預支出中重新調配，例如預算中運輸$500元，但實際運輸開支只用$300，可否將多餘的$200調到茶點呢? 原則上沒有導致超支，但要視乎有一些基金限制，每項支出實際支出不可與預算偏離約20%，甚至不能將資金調配，所以製作預算時需要盡量精準。

參考附件︰

檔案： 2019-05-27-eventmgt-attachment.xlsx 

檔案： 撰寫活動程序表及財政預算_財政預算範本

延伸閱讀：

活用5W2H於活動籌備工作 

籌辦活動小貼士 

活動統籌好幫手