財務會計管理給人一種高深莫測的印象,當慈善自助團體接觸這範疇,常常會被財務會計的術語弄得糊里糊塗、不知所措,以至一籌莫展。一般企業以保障股東利益為前提,對財務會計管理的標準要求較高;但如果慈善自助團體照板煮碗、搬字過紙,恐怕會令義務參與的成員吃不消。

慈善自助團體的資源時間,應用作協助團體的會員為主要目的;至於財務會計管理,應適當地以符合法律或監管要求,及或與風險管理、團體大小取得平衡。主要目的為減省時間及費用,以幫助更多有需要的人。慈善自助團體的司庫/財政,一般可能以年度義務性質參與為主,因此簡單及便利的財務會計管理,也可方便於交接輪替,及發揮持續性(sustainability)幫助。有見及此,以下文章以社團註冊的自助組織為對象,說明對財務的簡單基本要求。

 

Black Calculator Near Ballpoint Pen on White Printed Paper(圖片來源: pexels)

 

 

自助組織於社團條例註冊下成立,常常首先碰到的問題是:

  1. 是否需要每年花費外聘專業進行審計? 
  2. 如何準備財務報表?

 

讓我們從「法例」及「會章」兩個角度分析一下。

 

一、法例

《社團條例》第151章 第15條指,社團須提交的資料:

(1)   社團事務主任可隨時藉送達任何社團的書面通知,規定該社團以書面向他提交他為根據本條例履行他的職能而合理需要的資料。

(1A) 根據第(1)款規定提交的資料,可包括該社團或其分支機構的收入、收入來源及開支

 

根據此條法例,警務處的社團事務主任會要求社團提交財務資料,包括收入、收入來源及開支。換句話說,社團負責人需要準備上述資料,以備警務處查詢時提供。但是,《社團條例》並沒有要求社團需要每年外聘進行審計,也沒有特定要求社團如何準備財務報表。

 

二、會章

除了法例以外,社團也需要遵守會章。這裡看一看從香港復康會提供會章範本節錄的財務要求(按此了解撰寫組織會章的基本原則及會章範本):

第四章 組織及職權

(3) 執行委員會之職務

3. 制定財政預算;

6. 在會員大會報告每年會務與財政狀況;

8. 銀行簽名:必須由下列人士任何兩人簽名方為有效,為主席及副主席,正秘書及財政。

(4) 執行委員會各委員之職權分配

1. 主席:代表本會處理、策劃、主持各項會議,批核財政

3. 財政:保管本會所有現金,記錄來往賬項,制定財政預算及提交週年財政報告。

第五章 會議

(1) 週年大會

1. 每年由主席召開週年會員大會,每次週年會員大會相距不得超過十八個月。

2. 開會日期需於會議舉行前十四天,以書面郵寄方式通知會員

3. 週年會員大會之內容及議程,包括:

a) 處理及通過應屆執行委員會提出的議決案;

b) 通過財政報告;

c) 通過工作報告;

第七章 會費

(7) 本會之財政年度由每年一月一日至十二月三十一日。

第八章 附錄

(5) 本會須備存足夠的收支紀錄(包括捐款收據)、妥善的會計帳目及每年編制財務報告。

 

1. 財務報告:

從以上會章範本可以看見,執行委員會的司庫/財政,需要準備周年財政報告,於周年大會向各會員報告。有別於公司法對公司的法定要求,社團會章並沒有要求財政報告需要符合香港會計準則,也沒有要求周年財政報告需要得到審計師的審核。

 

2. 財務帳目:

關於財務帳目方面,財務需要備存足夠的收支記錄。建議財務人員準備專屬資料夾,內裡應有規律地儲存每月銀行帳單、收入及支出收據、支票複印本、會計帳目以及每年的財務報告等等; 同時,將所有電子記錄儲存在USB手指,並一併保存於資料夾

 

3. 會計帳目:

簡單的會計帳目,可以以現金流水帳(cash basis)方式用Excel工作表記錄,當中包含日期、交易性質、銀碼、備註等等,既省時也容易理解。向周年大會報告帳目時,可以加總收入及支出,略為解釋重大數字;假如有關方面需要索取明細,現金流水帳已足以應付。

 

4. 風險管理:

關於財務風險管理方面,銀行簽名需要由兩個人簽名方有效。這樣做法本身已有一般內部管控(internal control)中的制衡(check and balance)作用,以防止不當擅自使用社團現金。

 

5. 財務預算:

關於制定財務預算,周年會員大會並沒有要求報告財務預算;但是,制定財務預算是執行委員會的職務之一。制定財務預算的目的,是防止社團發生入不敷支的情況,讓社團能夠量入為出,也讓社團能夠持續地發展。制定財務預算的方式,可以參考上列第3點「會計帳目」,分別只是在於對將來的估算,堅持量入為出的紀律才是重點

 

順帶一提,按上述會章範本要求,周年大會需於14天前以書面郵寄方式通知會員。假如會員眾多,以現今數碼手機科技的盛行,似乎以書面郵寄方式通知較浪費資源,建議可考慮更改會章以電郵或Whatsapp通知。

 

以上文章,希望能夠為大多數以社團方式註冊的小型慈善自助團體,解除一些對財務會計管理的誤解,藉此能夠善用互助力量,幫助更多有需要的人士。

~特別鳴謝自助組織財務管理義工Daniel的分享~

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