相信很多自助組織的司庫/財政在擔任這個崗位後,要著手面對「盤數」和一大堆月結單、單據、報表,都會感到茫然無助又大壓力。而財務責信(financial accountability)更是組織公信力的重要基礎,因此司庫/財政的責任更加重大。因此,也難怪即使積極及願意投入自助組織會務的朋友,也對司庫/財政這個崗位感到卻步。其實,您有否想過,財務管理可以不只也不該只是司庫一人的責任?而參與自助組織財務管理工作,也可以有一些夥伴同行?

Photo Of People Using Laptop(圖片來源: pexels)

財務管理需自助組織核心成員共同帶領

試想想,一個企業老闆,雖然聘請了人員負責財務管理工作,但這位老闆是否因而可「大安旨意」不再關注企業是否賺蝕、是否有機會拓張業務或需要縮減開支呢?答案當然不是。所以,放在一個自助組織來說,財務管理責任同樣需要整個執行委員會一同承擔的,而意思是整個執行委員會都需要一同關注及在財務管理上就道德操守、互相監察,並掌握組織發展策略規劃中的財務責任。

 

而司庫/財政的角色,則是被執委會授權專責管理及監督財務運作的人員,需要具體參與財務相關的管理工作,我們稱之為「擁有人 (Owner)」。Owner可以在規劃管理及監督財務運作上,建議物色及邀請成員組成工作小組,一同為相關工作出謀獻計及分工合作。而Owner的責任,就是帶領及推動這個財務管理小組去有效參與各項財務管理相關工作,詳細內容請見 《自助組織的司庫究竟要做什麼?》文章。如果推行財務管理小組,司庫的職務便有夥伴一同分擔,一人計短二人計長。而且,病人組織內司庫的角色都是病人參與,獨自承擔的情況下容易衍生過大壓力影響病情;如果有夥伴同行處理財務管理則可協助分擔支持,亦可以確保萬一司庫抱恙時有其他成員可繼續維持財務管理及運作。

而在涉及組織發展的範疇,也離不開財務現況及策略,因此,執委會核心成員如正副主席,都必須時刻關注組織的財務情況,不能單純將財務管理視作一堆報表和數字交出去就撤手不理。舉個例子,若自助組織的長期目標是建立自己的互助資源中心(會址),那便需要有開源及增加儲備的需要,同時也要建立及完善財務管理流程,以配合資源中心的需要及運作。這個例子,說明了組織的發展構想跟財務策略是一脈相承,不能只見樹不見林。

所以,組織的財務情況,便不應只是司庫一個人的事,而是組織核心成員及整個執委會都要共同關注;至於在執行層面,司庫也可在帶領財務監督工作時,透過建立財務小組去加入同行夥伴,壯大工作的能量,亦可達致互相監察及提點的效果。

Person Writing on the Notebook

(圖片來源: pexels)

財務管理夥伴及協作

筆者一直認為,其實財務管理是一種生活日常,無處不在,試想想,您每天工作賺取工資,也會規劃及預算每月支出,做到「量入為出」;您想計劃年底去一趟旅行,便要預算旅行的開支及計劃每月儲蓄旅費,這些不就是「財務管理」嗎?所以,筆者鼓勵大家不用將財務管理視作洪水猛獸,一般中型規模的組織,其財務管理就如您作個人或家庭財務管理類似。當然,若您從沒有管理個人或家庭財務的經驗,就另作別論。

在自助組織進行財務管理的範疇,我們也可分析一下可能涉及參與的人物,再定位清晰參與者及他們的角色。而隨著組織規模的不同,所涉及的財務管理複雜程度及要求都會有所變化,而當中較複雜及專業的工作便有可能要委託義務或收費專業人士代勞。

下表是一個就不同註冊性質及規模的自助組織,可參考開拓您的財務管理夥伴的選項、

涉及之財務管理人物 特色及職責 社團註冊
沒有職員
沒有項目
社團註冊
免稅88牌
有職員
有服務項目
公司註冊
免稅88牌
有職員
有服務項目
1. 執委會義務司庫
  • 由病人組織義務委員出任
  • 監察組織的財務操作道德操守
  • 有效管理組織的收支及賬目
  • 日常記帳 (按需要)
✔️ ✔️ ✔️
2. 財務管理小組
  • 由司庫帶領,加入其他執委及執委會授權之會友成員組成
  • 建立及監督財務操作一致性原則
  • 組織發展目標與財務現況及預測分析
按需要 ✔️ ✔️
3. 行政助理/職員

(最好有記帳經驗或學歷)

  • 由自助組織聘用的受薪職員
  • 處理日常收支及財務行政工作
  • 日常記帳 (按需要)
按需要 按需要 ✔️

最理想有

協助處理財務的職員

4. 記帳服務
  • 可委託公司購買服務,提供每月、每季或每年的記帳服務,按需要收費,以及產生報表
  • 若組織規模較大,需要管理多項基金及項目等繁複程序,更可考慮此項服務
按需要 ✔️

輔助性

按需要

 

5. 審計及核數報告服務
  • 就特定項目進行之審計報告
  • 屬公司註冊之社團需進行之年度核數報告
  • 可委託會計公司購買服務
  • 可找尋有審計資格的專業義工提供免費/象徵式收費之審計服務及報告
按需要 ✔️

按資助方要求進行項目審計

✔️

按公司註冊及資助方要求

進行項目審計

 

其實,在自助組織內擔任司庫可以不用孤身作戰,只要您認知這崗位的角色及職責範圍,了解及發掘身邊可動用的人力資源,就可以組成團隊及善用不同的專業夥伴分工合作。正如大家參與自助組織一樣,要相信「同行力量大」。

最近香港復康會病人互助發展中心籌組了一個由專業會計師組成的義工隊,為遇到財務難題的自助組織提供免費支援及訓練。如有需要,請 按此 與本會社工聯絡。

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