自助組織註冊實務: 有限公司法律責任篇

在《自助組織註冊實務 — 公司註冊篇》中提到，在法律上，有限公司可擁有資產並簽訂合同，屬於法人組織，有著獨立之法律地位。以下綜合了各項在成立有限公司後的各項法律責任。

董事 (Director)

根據香港法例第622章《公司條例》第453條，擔保有限公司須有最少2名董事，並必須年滿18歲。公司可於「成員大會(General Meeting)」上通過的「普通決議(Ordinary Resolution)」罷免任何董事，而公司亦需要以「特別通知」知會相關董事有關罷免的決議。而相關的董事可於決議的會議上，就該決議陳詞。就董事的委任及更改，公司須在委任董事後的15日內，將符合指明格式(即：表格ND2A)的通知交付公司註冊處處長。除了在公司須備存一份中文或英文的董事登記冊(Register of Directors) 外，董事登記冊亦須備存於註冊辦事處或其他訂明的地方。如登記冊備存的地方有任何更改(公司的註冊辦事處地址的更改除外)，公司須以指明格式(即：表格NR2)於更改後的15日內，通知公司註冊處處長。

注意：如未能按時遞交以上的文件，公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處罰港幣$50,000。如罪行持續發生，公司及其每名責任人，另各處每天罰款港幣$700。

會計紀錄

根據香港法例第622章《公司條例》第373條，公司必須備存會計紀錄，內容包括：
1. 顯示及解釋公司的交易；
2. 以合理的準確度，在任何時間披露公司的財務狀況及財務表現；
3. 使董事能夠確保財務報表符合法例；
4. 記錄公司所有收支款項的每日記項，及該等收支所關乎的事宜；
5. 公司的資產及債務的紀錄。

注意：如果董事沒有採取一切合理步驟以符合上述 1至5項，會被罰款港幣$300,000。董事故意沒有採取一切合理步驟符合上述1至5項，則會被罰款港幣$300,000及監禁12個月。

會議紀錄

根據香港法例第622章《公司條例》第376條，公司須備存自有關會議舉行的日期起計最少10年的會議紀錄。否則，公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處罰港幣$50,000。如罪行持續發生，公司及其每名責任人，另各處每天罰款港幣$1,000。

周年申報表 (Annual Return)

根據香港法例第622章《公司條例》第662條，公司須就每一個財政年度，在申報表日期後的42日內，將周年申報表(即：表格NAR1)交付公司註冊處處長登記。如逾期遞交，公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處罰港幣$50,000。如罪行持續發生，公司及其每名責任人，另各處每天罰款港幣$1,000。

財務報表

根據香港法例第622章《公司條例》第379條，公司的董事須就每個財政年度擬備符合法例所要求的財務報表。如若董事沒有採取一切合理步驟符合上述所須的財務報表，將會被罰款港幣$300,000；若董事故意沒有採取一切合理步驟符合前述所須的財務報表，罰款港幣$300,000及監禁12個月。

公司秘書 (Company Secretary)

註冊的有限公司需要有一名公司秘書。而根據香港法例第622章《公司條例》第475條，董事是可以擔任公司的公司秘書。除非該名董事屬公司唯一的董事，則不得兼任。當公司註冊處處長認為公司有違上述建議，處長可指示該公司委任一名公司秘書，而公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處罰港幣$100,000。如罪行持續發生，公司及其每名責任人，另各處每天罰款港幣$2,000。

相比以社團形式註冊成立的自助組織，以有限公司註冊成立的組織就只需要承擔有限責任。但是，「有權利就有義務」，當組織選擇以擔保有限公司註冊成立，就要了解清楚當中所涉及的法律責任及按時完成各項根據法例規定的工作。