活動統籌好幫手

大家在組織籌辦項目或活動時，當然也是要按目標、資源 (人力、物力)、時間等因素去進行。但是大家又慣常用一些小工具去協助籌辦活動呢？本文將會介紹一些表格。

1. 時間規劃及分工表

時間的規劃，可分為活動前、中及後。運用時間規劃及分工表 (Gantt chart) ，能讓相關的工作人員對於所需做的工作、分工、開始和完成時間一目了然。 另一方面，亦有助過程中不斷監察事工的進度，能夠彈性處理事工完成的進度，確保每一細節事工能夠按時完成，減低整體項目未能完工的風險。 在完成每一項事工時，可以用另一顏色標示實際完成所用的時間，這亦有助檢討。

2. 當日程序及分工表

當日活動的進行，是很多樣事工同時發生，涉及不少人力和時間的考慮，萬一任何一部分失誤了，後果必然是不如計劃理想，也涉及當時的補救工作。故此，我們設計當日活動時，需要確保無失。正正因為這樣，我們會常用一些程序及分工表，來讓工作人員及義工們能夠清晰整個活動的重要時間和人手分配。

3. 財政預算

我們經常說「睇餸食飯」，活動統籌亦如是，並且財政預算亦是重要一部分。簡單而言，就是羅列出收入和預算支出。就一般嘉年華而言，收入來源慣常包括組織資助、參加者收費; 而支出慣常包括租場費、舞台及音響租借、宣傳費用、義工津貼、紀念品、運輸費、禮物、攤位物資等。

以上是一些基本活動統籌常用的工具，希望能夠為各組織籌組項目時多一個參考！

參考附件：按此下載