無論您的組織規模大小,財務管理都是營運中十分重要的一環。或許您一直想提升組織的財務管理能力,但不知從何入手。如果您的組織有以下特徵,也許就響起了財務管理的警號。

 

 

1) 您經常擔心組織入不敷支

 

理財專家Stefanie O’Connell指出,許多人經常處於擔心金錢不夠,導致作出錯誤的財務決定,背後反映您對個人收入及支出模式沒有概念。套用在組織中,就是沒有有效的年度財務計劃,不清楚組織的儲備及年度收入,也沒有就收入基礎下設定合適的年度活動預算、次數及人力開支。簡單舉例,A組織本年的儲備及資助收益共有$10,000,它需要每季舉辦一次聚會即共四次,每次活動的經費上限就是$2,500。若組織對其收入及儲備沒有充份了解,根本做不了財務計劃,導致每次服務都沒有資金運用的依據,便常常處於入不敷支的壓力中。

 

 

2) 您的組織經常不小心就花了錢

 

「今年是組織成立五周年,不如會員大會去吃頓自助餐讓會友同樂一番」,或許您在執委會中也曾聽過類似的對話,大家一呼百應舉腳贊成。誠然在特別日子歡聚一番是人之常情,但若討論過程過份輕率,未有就自助餐的價格、參加人數、收費、當日復康巴交通費、組織的經費資助上限等作全盤考慮,甚或活動是突發的點子未在年度預算中,這很可能到頭來令組織失去預算;若類似情況在組織內屢屢發生,組織便要馬上檢視及改變。

 

 

3) 您不能掌握最近一個月組織的收支及儲備狀況

 

有見很多組織都有作簡單記帳,將每次交易單據正本貼好及標寫支出類別,並儲在文件夾中,這的確是不俗的習慣。可是,您只完成這個紀錄步驟能有效讓您知道組織現時的收支情況嗎?不能,因您根本不知道這個月內的總支出是多少、總收入又是多少、儲備加上本月收入及扣除開支後,是否仍然穩健地能應付未來日子的開支。

 

 

4) 對每種既定開支沒有統一原則

 

組織營運一般都會有一些恒常的支出種類,如活動茶點、交通費等,若這次活茶點到面包店買西餅用了$60,但下次到法國知名甜品店買西餅用了$600,支出差距10倍之多,所以,若組織對每種既定開支沒有統一原則及上限標準,也不難想像這個組織在財務管理效能及可能遭遇的危機。

 

 

5) 沒有標準化單據要求及紀錄程序

 

「哎呀,買東西的單據都是小票,不小心就掉了。」「我在街市買水果做茶點,那裏沒有單據提供,我用白頭單做個憑證,您不是不相信我吧~」在自助組織中我們都很重視關係和信任,但這很多時又會成為財務管理的包袱,也反映組織沒有提供一個公正透明的財務指引及程序,讓參與相關會務成員有統一的標準來跟從,事後孔明就難以收拾。

 

其實,自助組織要做好財務管理,並不需要一個「會計師」降臨;只要組織決心執行年度財務規劃、建立資金運用原則、紀錄程序、定期(最少每月一次)檢視收支及儲備情況,並持之以恒地實踐,已足夠滿足一個中小型組織的財務管理要求及效能。

 

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