在病人自助組織中,財務管理的做法豐儉由人,但在過程中有甚麼需要留意呢?筆者嘗試整理以下錦囊給大家參考。

 

~特別鳴謝師友劉偉明的分享~

 

1 問:財務管理的目的?

1 答:

  1. 對内 – 管理層作出決策的依據。無論是計劃、預算、管理,以至日常運作,一切皆建 基於準確的資料,財政系統正是提供這些資料的一個重要渠道
  2. 對外 – 捐款是小型團體的主要收入來源,無論是個人或機構捐款者,皆必須知悉受助團體的資金需要,對其運作有信心才願意作出捐獻
  3. 溝通 – 一般團體都會以報表形式表達其財政狀況,供内外持份者使用
  4. 查核 – 團體註冊的法定形式,亦可能有需要定期提交財政報表或核數報告

 

2 問:財務管理系統包含什麼?

2 答:

  1. 年度計劃 – 作為建立財務系統的基礎,規劃年度內的儲備、收入預算及支出用度
  2. 授權及監督 – 財政系統及其負責人員的權限必須有明確的定義及記錄,並以分權的方式互相監察,降低舞弊風險。例如:有權簽發支票的人員、生效人數及金額上限,皆必須有明確記錄,並訂定原則、常規流程、例外情況處理方法
  3. 設定入帳及製作報表的目的和頻率
  4. 設定操作方式 – 可以由團體成員、職員、購買會計服務,或上述之混合式操作
  5. 操作原則 – 有單有據,權責分明

 

3 問:應該多久入一次帳?

3 答:為維持正常運作及有效管理,會計帳目應該常常更新。通常,每月需最少更新帳目一次

 

4 問:應該多久製作一次報表?

4 答:

  1. 常務報表 – 配合帳目更新頻率進行,通常每月需最少更新賬目一次,於執委會中進行報告及通過
  2. 基金報表 – 配合外部基金資助項目的要求,就資助範圍的財務情況製作報表,通常,外部基金資助項目要求每季提交一次獨立報表,以及於整個項目期完結後提交獨立審計報告
  3. 審計報告 – 根據《公司條例》註冊本地擔保有限公司,成立後的首18個月內及之後每個財政年度,皆需要委任執業會計師提交核數報告;而根據《社團條例》註冊之法定社團,則不一定需要委任執業會計師每年提交核數報告

 

5 問:誰應負責入帳、查核及簽批?

5 答:一般來說,入帳、檢查及簽批應由不同的人負責。如財務委員負責入帳,其他授權委員則負責檢查及簽批;如由職員負責入帳,司庫則負責查核及簽批。當然,負責查核及簽批者有財務管理及會計基本概念或經驗更佳

 

6 問:如何為帳目進行分類?

6 答:收支項目看似包羅萬有,實際上有一定模式及分類,司庫/財務小組可列明所有收入和支出科目,例如會費、捐款、交通、活動費及薪金等,並須對各科目的定義有共識,如:活動中需要買10枝箱頭筆,該費用應記錄為文具、活動費,還是雜費?入帳及分類原則必須有一致性,不可每次/每人入帳有不同處理方法。至於一些需要對外交代的項目(如社署計劃),可按其建議的報表格式作分類

 

7 問:一宗交易可能附有多種記錄證明,憑單應保存什麼樣的記錄證明?

7 答:記錄證明應該能清楚證明交易曾進行及有關支出/收入。發票、收據、銀行發票都是充份的記錄。憑單需要由經手人及司庫簽名作實

 

8 問:白頭單可視為憑單嗎?

8 答:白頭單是沒有單據支持的憑單,應盡可能避免使用。但在社團運作中可能因特殊情況需要用上,如組織派代表出席會友喪禮及付上帛金以表心意。財務委員/司庫必須設定白頭單的金上限及處理方法,並嚴格執行,不能隨意接受「特殊情況」以外的白頭單用途及簽批有關單據

 

9 問:是否必須組成財務管理小組?

9 答:不是,但鼓勵社團可按需要成立財務管理小組。司庫可領導其餘獲授權人士組成財務小組,以便監察、分工及承傳,定期開會討論/製作預算及報表,並簽批憑單、支票及銀行文件

 

10 問:財務會計有什麼重要詞彙?

10 答:

  1. 資產 – 組織所擁有可產生收入或可轉換成現金的資源,如現金、電腦、物業等
  2. 負債 – 組織向第三者借貸之資金,必須在未來歸還,如銀行貸款
  3. 資本 – 組織的資產減去負債後,剩餘的產權
  4. 收入 – 組織收到的金錢,如捐款、社署資助撥款
  5. 支出 – 組織付出的金錢,如工資、交通費
  6. 收益與支出表 (Income and expenditure statement) – 列出組織於財政年度內的支出和收入,以計算盈餘或赤字
  7. 資產負債表 (Balance sheet) – 列出組織於財政年度結算日的資產、資本或負債情況的報表
  8. 交易 – 商業活動

 

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