關顧服務持續發展系統與會員維繫及促進互助策略 (上)

上文提到，促進會員維繫與互助有三大策略：(1) 有效接觸新會員 (2) 建立促進互助的核心服務 及 (3) 建立會員參與階梯。

自助組織要實踐以上三大策略可以從關顧服務持續發展系統著手 ，包括：(1) 會員事務系統 (2) 關顧培訓系統 及 (3) 關顧服務運作系統 。

1  會員事務系統

會員事務系統是指會員資料登記、分類、聯絡及續會之檔案系統。在數據整理及分析下，能輕易整合出會友的特性及需要，繼而設計相應之關顧服務。有關會員事務系統的運作詳情，請看會員事務系統的建立及運作。

會員事務系統相關的策略

1.1 有效接觸新會員

組織可以定期聯絡新加入的會員籌辦迎新會，並邀請他們多出席組織的活動，讓新加入會員能更快融入組織。

1.2 建立促進互助的核心服務

自助組織將會員分類是有效地推行關顧服務的其中一個方式。組織能夠按照會員的病況、居住區域等的類別將會員劃分，從而提供分組及不同程之需要的關顧服務。另外，續會手續不單只維持會員的身份及支援組織的財務，更能夠透過續會機制，讓組織適時更新會員狀況，將更合適的服務帶給會員。最後，在維繫會友層面上，除了透過不同類型的活動或定期慰問外，也可透過會員系統掌握會友的生日，並給予祝福慰問，讓會員感到份外窩心，增強對組織的歸屬感。

2 關顧培訓系統

關顧培訓系統意指在組織內，建立一套有效培訓會員成為關顧員的系統，當中包括為成員提供基礎訓練、特別個案討論及設立關顧組會議讓成員掌握關顧技巧及整理經驗等。關顧培訓系統詳情，請看 關顧培訓系統- 自助組織實例 (二)。

關顧培訓系統相關的策略

建立會員參與階梯

自助組織可以於培訓系統內建立關顧員的培訓系統，並籍此成為組織物色新血的其中一個階梯。組織可以於恆常的核心服務中，物色會員加入組織的互助服務工作，組織可以參考以下步驟：

1. 從恆常的服務中物色會員加入會員互助服務工作
2. 在會員提供服務前，可以參與相關培訓，例如關顧技巧或互助小組組長培訓
3. 會員提供互助服務
4. 擔任組長

在培育的過程，不妨由訓練、授權等概念出發，再按個人的興趣及需要去協商服務崗位。此外，在嘗試提供關顧服務時，也要多關心他掌握的進度及信心，多想想組織能夠怎樣給予支援予願意投身做關顧服務的會員。

下回將會介紹關顧服務運作系統與相關策略的關係。