籌辦活動小貼士

辦活動的人都會希望活動能順利完成，但又有沒有仔細想過，怎樣才可以令活動既順利完成，又能達到目標成效呢？為了避免為辦活動而辦活動，以致工作人員的熱情逐漸退減，及成為一種耗損，其實我們可以運用專案管理的思維來規劃活動。

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一、清楚活動目標

有時候雖有一個很好的動機去籌辦活動，但是卻未有將動機轉化成清楚的活動目的。在籌備活動時，第一步就是訂下清楚的活動目標。不同的活動在籌備的過程可能都是大同小異，但不同目的的活動，在活動細節的操作上可以截然不同，否則活動辦完後，可能會得不到預期的效果及收獲。

二、明白活動的限制

辦活動的人都會希望活動可以辦得又大又熱鬧！但現實是資源有限，每場活動都有其限制存在，例如：人力限制、經費限制、場地限制或者時間限制等，可是活動還是要繼續。所以，越早了解活動的限制在是什麼，就能夠以最符合現況的想法去規劃活動。以活動場地為例，要知道的不只有場地可以容納的人數，還需要了解相關設備的供應及無障礙環境，千萬不要覺得場地空間大，可以容納100人就輕易的租下來，結果發現原來輪椅朋友是不能到達的。

三、列出明確的項目清單

在正式開展籌備工作前，先將目標具體化成一些工作項目，清晰列出需要處理的項目。以組織旅行為例，就會有交通、景點、人手安排等項目，每一個工作項目又可以往下拆解為更細的工作項目。例如交通的工作項目，又可以拆解出旅遊巴、復康巴士等。

四、安排工作項目的時間表

當確認了所有的工作項目，就要為每個工作項目安排一個時間表。因為一個沒有時限的計劃，它永遠都只會是一個夢！因此，每個工作項目都要安排在時間表上，讓自己及整個籌備團隊掌握整個狀況。對於一個活動來說，活動當天只是一個結果的呈現，許多的努力都是發生在活動開始之前，所以事前的功夫下得越多，活動當天的狀況就越容易掌控。

溫馨提示

大型活動的籌備時間較長，記得要每隔一段時間設立一個檢視點，避免到最後才突然發現很多事情都擠在一起，到時候就沒有多餘的空間可以調整，以致不得不犧牲活動品質去完成活動，除了令人感到可惜，亦會導致工作人員負荷過大，有可能在這次活動辦完之後，就再也沒有人想幫忙辦活動了。

[參考書目：張兆球, 蘇國安, 陳錦漢(1999) 《活動程序 計劃、執行和評鑑》 香港城市大學, 香港]