會員事務系統的建立及運作

理想地，病人組織應按會員的需要，有系統地推行關顧服務，並製訂有持續發展功能的關顧計劃，當中包括更新會員資料庫。當中，按會員居住地區、病況程度等，將會員分組，從而提供不同程度之關顧服務，例如：定期電話慰問、關懷家訪、醫院探病、轉介支援等等。本文將引用香港柏金遜症會例子，詳細釋述具體就會員事務系統的籌組及運作經驗。關顧服務若能從會員事務系統中建立及滲透，便能發揮事半功倍的效果。兩者之配合如下：

注意事項

• 自助組織在保存會員的資料時應考慮到如何保護這些個人資料，以防會員資料庫外洩，並需符合私隱條例；
• 自助組織向會員收集及保存個人資料時，必須考慮保存該資料的用途，以實際需要角度出發，避免過份收集會員的私隱資料；
• 會員資料庫的收集及管理應由多於一位執委負責，以免因為人事變動而影響管理工作；而這些資料是屬於自助組織的，除自助組織需要的用途外，不能作其他個人利益的用途；
• 透過會員資料庫，組織更能夠掌握會員的人數及狀況，有助組織策劃未來的發展方向，和構思合適會員活動，從而滿足會員的需要；
• 最後一提，資料庫的資料必須是經常更新及正確的，才能讓組織內的最新消息準確地傳送給會員。

感謝香港柏金遜症會提供會員事務系統分類表的樣本，文件如下：
會員事務系統分類表