理想地,病人組織應按會員的需要,有系統地推行關顧服務,並製訂有持續發展功能的關顧計劃,當中包括更新會員資料庫。當中,按會員居住地區、病況程度等,將會員分組,從而提供不同程度之關顧服務,例如:定期電話慰問、關懷家訪、醫院探病、轉介支援等等。本文將引用香港柏金遜症會例子,詳細釋述具體就會員事務系統的籌組及運作經驗。關顧服務若能從會員事務系統中建立及滲透,便能發揮事半功倍的效果。兩者之配合如下:

 

會員事務工作 配合關顧服務之會員事務系統
會員加入
  • 新會員加入後之歡迎聯繫
  •  新會員探訪或慰問,了解情況及需要
  • 提供組織新資訊
  • 讓新會員認識會友,加快融入組織
  • 邀請新會員出席活動
會員分類
  • 按會員居住地區 或 病況程度 分類
  • 為關顧服務提供分組及不同程度之關顧服務
  • 透過定期關顧,了解會員需要
會員聯絡資料
  • 會員家庭探訪+小聚會
  • 會員電話聯絡網
  • 定期慰問
續會
  • 會員近況資料更新
  • 了解會員新需要

 

注意事項

  • 自助組織在保存會員的資料時應考慮到如何保護這些個人資料,以防會員資料庫外洩,並需符合私隱條例;
  • 自助組織向會員收集及保存個人資料時,必須考慮保存該資料的用途,以實際需要角度出發,避免過份收集會員的私隱資料;
  • 會員資料庫的收集及管理應由多於一位執委負責,以免因為人事變動而影響管理工作;而這些資料是屬於自助組織的,除自助組織需要的用途外,不能作其他個人利益的用途;
  • 透過會員資料庫,組織更能夠掌握會員的人數及狀況,有助組織策劃未來的發展方向,和構思合適會員活動,從而滿足會員的需要;
  • 最後一提,資料庫的資料必須是經常更新及正確的,才能讓組織內的最新消息準確地傳送給會員。

感謝香港柏金遜症會提供會員事務系統分類表的樣本,文件如下:
會員事務系統分類表

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