如何從個人效率到團隊效率: (1) 時間管理

前言

執委面對會務繁忙，要著手處理當前的大小事務，卻又難以有時間計劃未來的發展策略，同時也需注意身體健康狀況，管理好自己的病呢 ! 今次會跟大家分享時間管理的秘訣，能有效分配時間及工作，是很重要的，完成最優先的事項，然後完成次優先的事項，最後完成其他較不重要的事項；也可付託他人完成或減省不必要事項。以下會分享一個工具：時間管理四象限法，幫助大家先將需要完成的工作按緊急性及重要性分類，有助之後分配時間及工作。

時間管理四象限法

1. 緊急及重要 : 

這類包括一些突發急需處理的問題及已經期限迫近的任務，需要立即處理。但同時需考慮這類工作應盡量節減，並於日常需預留一些空間去處理突發急需處理的問題。

2. 不緊急但重要 :

這類包括一些準備工作、預防工作、訂立計劃、澄清價值觀、建立關係現在或稍後做，必須投放大量時間去做。此類工作建議增加，意思是預早做好計劃及訂立實際可行的時間表，按計劃完成，則能避免這些工作變成期限迫近的任務(即第一類)。

3. 緊急但不重要 : 

這類包括外界的訪問、參觀、專業人士的查詢、重覆的議題、許多緊臨的事，建議可安排他人幫手或完成第二類工作後才處理。

4. 不緊急及不重要: 

這類多是不必要的事項，建議停止不做或最後才考慮做，在組織內往往花了不少時間在以下的事項嗎?

• 運作凌亂沒有系統
• 沒有計劃
• 大家沒有時間觀念
• 猶豫不決
• 決而不行
• 紀錄不全，不斷重覆討論同一問題
• 沒有下放權力
• 沒有跟進議決
• 不必要的行政手續

(圖片來源: pexels.com)

最後，作為組織管理者，帶領團隊「避免」緊急 及 重要的事 ；「増加」 重要及 非緊急的事；拒絕和控制沒有價值的⼯作，並於每星期的開始，為團隊設定⽅向。此外，很多朋友會有一個迷思，就是致力加強做事速度及效率，要大家必須跟隨”時間死線”，「在互助組織內，其實更重要的是重視效果而不是效率」，至於效率與團隊發展也需要平衡的，大家彼此溝通、共識，著重每位成員的參與為先。

參考資料:

鍾衍文(2018)。「領袖才能提升工作坊」筆記