僱傭條例必修課(1)：終止僱傭合約及代通知金
無論您是職員過萬的跨國企業、有聘請家庭傭工的Sir/Mom，或是擁有一至兩名員工的小型病人組織，一旦成為僱主，都需要負起相關法律責任及受條例監管。這些法例同時涉及僱傭雙方的權利及義務，讓雙方有法可依及有溝通原則可參考。
過去，我們不時接到自助組織就僱傭問題的求助，發現大部份令組織頭痛的僱傭問題是跟僱員結束關係時的溝通及法例爭議，嚴重至要對簿公堂也屢見不鮮。究其原因，主要是：
- 自助組織執委過去未必有僱用員工經驗，對勞資法例敏感度較低
- 自助組織未有建立人事管理程序，令溝通渠道及指引模糊
有關建立人事管理程序議題，會另覓篇章詳談；本文主要想就幾項自助組織常遇到有關「終止僱傭合約」的情境進行探討交流。
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情境一：口頭辭職、離職通知期及最後上班日
某天，幹事阿文向執委口頭說今天(假設是4月6日)決定辭職，最後工作日是5月5日，口頭辭職是否有效？在這情況下，自助組織應做什麼？
答：
- 根據僱傭條例，口頭及書面的離職通知均為有效；不過，若保障勞資雙方，以免在只有口頭通知下日後雙方對離職通知日期有所爭議或遺忘，都建議職員需補回書面離職通知文件，以作紀錄及核實；
- 收到同工離職通知的執委，若確定員工離職的決定確實，最好馬上通知執委會各成員，讓大家知悉組織在人事上將會有變動；
- 組織要查核員工合約有關離職的通知期，通常是一個月通知，但也有一些機構就某些重要職位，如總幹事，是需要兩個月或以前的通知期，所以組織需留意合約列明的離職通知期，以訂定該員工的最後工作日。如以阿文的例子，他於4月6日離職，假設其合約列明的離職通知期是一個月，即阿文的最後上班日是5月5日。
情境二：未放取年假的處理
阿文在提出辭職後，指他仍有7天年假未放取，建議於通知期內扣除，即提早7天離職，這是否可以？
答：
- 組織需查核員工有關未放取的年假及統計日數的紀錄；
- 若僱員離職時尚有「未放取的年假日數」，根據僱傭條例，僱主是需要將其化成工資，於發放最後一期糧時同時向員工發放。以阿文的例子，若他有7天年假未放，若依照僱傭條例執行，僱主可以拒絕阿文建議提早7天離職的要求；
- 當然，這可以視乎組織的評估及跟阿文的溝通協商，例如，組織要評估一下，若員工提前離職，其手頭的工作是否有足夠時間整理，並跟新同事或執委進行有效工作效接；若員工交接做不好，最後組織難以有效接手跟進，這是組織需要考慮的；
- 從人本的角度，僱主也可關心僱員的需要，了解其希望在通知其內扣除未放年假提早離職的原因，若涉及家庭照顧或突發情況，在平行工作交接所需時間外，看有否酌情處理的空間，例如，若組織評估過阿文在有效進行工作交接後，尚有3天工作日較空閒，大家可以協商將這3天未放年假在通知期內扣除，其餘4天則繼續以工資形式於最後出糧時一併發放；
- 提一提，作為僱主及委員我們都有其責任，處理事務時需要情理兼備，不能一味「做好人」配合同事要求，最後令工作交接變得狼狽草率，要組織及委員承擔後果；又或者只顧事務忽視了對員工的關心了解，因此，僱傭之間溝通是十分重要，尤其在面對員工離職期間，大家都可能帶者壓力及情緒，溝通便更為重要；
- 無論任何就「未放取的年假日數」的處理方案，都需要「白紙黑字」，以作為雙方共同協議的憑據。
情境三：超時工作時數的處理
阿文提出，除未放取年假外，他過去亦有加班時數未放回，要求在離職通知期內放回，這情況下，組織是否應如常讓其放回？
答：
- 若員工提出有「超時工作時數」未放回，僱主首先需要核實其超時工作時數是否按機制向組織申請及得到批准，以及是否有憑證及紀錄；這當然涉及平常有否一個超時工作批核及紀錄機制，若沒有的話，在處理時便可能需花上更多時間跟員工仔細釐清及作溝通，以免雙方對超時工作的定義及申請有不同期望及理解，引起誤會和爭拗；
- 若「超時工作時數」屬實，僱主可按合約就超時工作的「補償」原則進行發回安排「補假/補錢」，再跟同工協商在離職通知期內安排放回的日期。
情境四：代通知金
阿文今天(4月6日)即日提出請辭後便沒有再上班，組織是否需要向其發放4月這六天的工資？
答：
- 按照情境一有關離職通知期的條例，僱員提出離職要求必須要乎合合約列明的代通知期，基本為一個月通知；若員工沒有按照相關法例提供足夠代通知期即屬違法，僱主可向勞工處申請向該名僱員追討相等於離職通知期的「代通知金」作補償。因此，組織不但不需向阿文發放4月這六天的工資，反而需要向阿文追討相等於離職通知期的「代通知金」作補償；
- 然而，在訴諸法律前，高度鼓勵組織先主動聯絡員工了解其情況，並主動解釋對方行為已涉及違法，了解雙方能否就離職安排上作溝通及協啇。
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以上的情境，都是在自助組織經常出現的情況。由於在員工離職階段，或許僱傭雙方都有情緒及壓力，加上討論涉及金錢便會更為敏感及關係緊張。因此，建議雙方都應以開放及願意溝通的態度進行協商，並以法例條文作依歸，情理兼備。如組織評估過雙方狀態未必能作有效溝通，則建議尋求一位值得雙方信賴的第三者作中間人，協助調解及促成共識。
若自助組織就人事管理事宜遇到任何疑難，歡迎致電2794 3010與香港復康會病人互助發展中心社工聯絡。
參考資料：
香港特別行政區政府勞工處網頁。https://www.labour.gov.hk/tc/news/content.htm
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