組織財務管理錦囊: 唔識會計點算好?!

「推動自助互助是自助組織最重要的核心價值及服務，沒有比這更重要的事情」，相信正在參與互助運動的朋友都會認同這句話；但奈何是，隨著組織的壯大及會務的發展，更多的行政工作便應運而生。這些事務，從自助組織的核心價值來說雖不是最重要，但從組織運作及向資助人交代的角度卻又重要之極，那應當如何平衡和處理？

筆者最近在網上看到一篇文章，指您願意投放時間在什麼人和事，就代表那人或事對您的重要性。我們每天也只有24小時，您選擇把時間精力投放在哪裏是十分重要的抉擇。因此，病人自助組織內，病人的經驗及同行是最難能可貴的，因此更鼓勵組織朋友將精力時間投入在此項任務中。至於日常的財務及會計工作，又可以由誰來負責和處理？

1. 邀請具會計及財務經驗的會友協助提供意見
我們相信組織內都是卧虎藏龍，有很多具有不同專長的會友；若幸運地您的組織內有一些會友或家屬具備會計及財務管理經驗，而他們又願意將其專長貢獻組織的話，這是一個多麼理想和美好的狀態喔~但大家也得留意，因為一盤會計賬目及財務流程「可大可小」，雖則會友願意以其專長分擔會務，但也要客觀評估組織對賬目的要求及該會友健康情況和可投放的時間和精力，必須互相尊重及取得平衡，同時也要建立清晰的財務權責和原則，切忌理所當然。

2. 聘請具有會計簿記學歷經驗的人成為組織幹事
很多時候，組織聘請幹事時工作範疇大多是文書、行政及活動統籌，但您有否想過請一個具會計簿記經驗的人成為幹事?既可協助活動籌備，亦能分擔日常會計簿記工作。會計簿記人員並不是會計師，而是接受過基本訓練對會計及記賬有一定概念的人員，大部份是商業機構及公營機構的財務支援職位，擁有這類知識的朋友也適合於自助組織擔任幹事。組織在有需要聘請職員時，不妨了解一下是否有此需要，在招聘時一併納入聘用條件。(當然也要提供合理人工喔~>.<)

3. 聘請兼職會計簿記人員或購買服務
或許您的組織的確需要一個會計簿記人員協助支援，但聘請具這方面學歷經驗的職員卻非當下的可行方案，那您也可以考慮聘請兼職會計簿記人員或購買相關服務，如定期每季協助組織整理一次該季度的財務單據及入賬，按次收費。這方法在組織的角度不用長期承擔一個全職職員的工資，又能靈活滿足組織財務管理上的需要。

4. 尋找會計簿記義工
香港人口老化，現時60歲退休後仍是金齡人士，可以繼續在社會中發光發熱。當中有不少擁有專門知識的從業員，相信也願意在退休後為社會作出貢獻；根據些專門進行義工配對的機構分析，大部份義工均表示較希望能以其專長貢獻社會，多於只參與一天的賣旗或旅行義工活動。自助組織可以多利用現時社會的義工網絡及平台，如「  義務工作發展局  」或「  社職  」作義工招募，擴大尋找專門技能義工的面向。

自助組織隨著發展會衍生不同程度的行政管理工作，而要應付一大堆行政管理工作時自然又會削減推動自助互助的精力。漸漸，會友的參與及投入度可能又會降低，進而令參與會務的人手愈見緊絀，最後連互助亦難以持續。所以，值得思考一個問題，對自助組織來說「發展」的意義是什麼? 話說回來，對於如何處理衍生的行政管理工作，社會上也有不同種類的商業機構有提供各類秘書服務如會計服務，可讓公司或社團購買。假如組織本身有一定營運資源，購買服務也是一個解決辦法。我們也見到有些組織購買兼職會計簿記及核數服務，既可解決委員沒有相關知識的問題，又可騰出委員精力在推動和實踐互助工作上，比資源留在戶口中但要每天面對單據記賬的苦惱，不是來得更有價值嗎？