項目管理在自助組織中的應用初探(1): 何謂項目(Project)？

「項目管理」(Project management)相信對自助組織朋友來說也不算陌生，它的應用從IT界到商界，近年更普及至社福界，筆者認同學習「項目管埋」的概念及技巧的確能輔助服務推展。那究竟項目管理是什麼? 那就先要明白什麼是一個「項目」。

以下那一項是項目(Project)?
A. 興建港鐵沙中線
B. 安排一次家庭日本旅行
C. 開發一個手機應用程式
D. 煮一頓團年飯
E. 運作一個兩年的社署計劃

何謂「項目」?

「項目」是指「為了要產生一個獨特的產品、服務或成果，在特定時段中將各有關連的人聚在一起所做的一連串活動」，因此項目是有其開始及完結的生命週期。在此定義下，上述A到E都算是項目，您會發現，其實項目管理與我們的生活息息相關，而它的規模亦可大可小。

何謂「項目管理」?

每個項目都有其高度的獨特性及所需的條件，有著時間、成本、範疇、人力資源等限制。因此，「項目管理」就是一個預設的過程，在這些條件、限制及變化下有效控制、調動、協調及推進各項任務以交付預設的目標、成果及品質。

自助組織有何項目管理的例子?

「社署計劃」無疑是一個不折不扣的「服務項目」，但除此以外，日常的會務也有很多可應用「項目管理」的機會，例如舉行周年大會，這本身已可被視為一個項目，需要建立這次周年大會的目標、參加人數、地點、資源、人手、所需時間等等。假如這次周年大會是組織成立二十周年並想會員及家屬有個難忘體驗而想安排在「迪士尼樂園」舉行，那您已可想像到跟平日於酒樓進行的周年大會有不同的要求，那所牽涉的人力物力時間規模都會更多更大，找資源、找義工、訂場地、定菜單、請嘉賓、招募會友、安排交通、收費、宣傳、報名、流程、司義邀請、表演安排等等等等，一大堆任務就會排山倒海，那「項目管理」就是在這一切未發生前作出最精確的計劃及安排，並指派合適人員作負責人，監督推動協調介入過程中所牽涉的人事物及可能出現的危機，作串連、溝通、協調、調度、評估、決策，最終就是要有效達成「在迪士尼樂園舉辦一個讓會友永誌難忘的二十周年會慶」這個獨特的成果。

很喜歡 《Project up》網站 中的一句：「學習項目管理雖然不敢保證能讓大家完全無憂，但最少將讓做項目的大家不再完全無助。」

有關管理的實用工具，下篇再談。

參考

1. 《什麼是項目管理》，https://blog.teambition.com/project-management/definition/
2. 《專案是什麼》，https://www.projectup.net/article/view/id/298