有否試過興高采烈地出發外遊時在離境大堂發現旅遊證件已過期?

有否試過在廚房佈滿食材用具預備烹調佳餚時發現家裏的醬油食鹽都用完?

有否試過在舉行一次大型聚餐活動前由於籌備時間緊迫,心儀的餐廳都已被訂滿了?

Woman in White Shirt Showing Frustration

以上的情境相信並不陌生,故事無論如何發展,都得花更多的時間金錢和人力物力去「搶救」,又或是無奈放棄最理想的質素效果,退而求其次。若問大家出現以上狀況的原因,大概都能很快總結出「因匆忙進行沒有想得很清楚而導致疏忽遺漏,又或者過於著眼在某枝節而掛一漏萬」,因此,「掌握全局的規劃」十分重要,這亦是項目管理的核心思維。

Man Wearing Black and White Stripe Shirt Looking at White Printer Papers on the Wall

要做到「掌握全局的規劃」太難了嗎?絕不是,其實都是老掉牙的「為何而做、要做甚麼、要何時做、要花多少資源(錢、人手、金錢)去做」,只需要在展開工作之前停一停,讓自己由上到下由左至右好好多想一遍,並將想到的即時描畫以作之後整理,原本以為一直在腦中的構想已夠全面,在這樣「想多一點」下您會有更細緻的發現;而要完成這樣的思考,不見得要多花一兩個月的時間。以筆者的經驗,只要全神貫注的思考和整理,其實一兩天時間已能有很好的效果。

White Paper With Note

舉例說,您要安排一次與家人的外遊,您先要作「掌握全局的規劃」就昰想想有什麼重要環節跟這個目標有關,思考過後不難出現以下的範疇:人數、年齡、預算、日數、交通、地點、行程要求等,如果同行當中有長者或兒童,跟全是年青人的行程交通及預算會截然不同,年青的可能可考慮背包族,但長者及兒童可能需要自駕遊或旅行團,行程亦不能太緊湊,及以有些景點餐膳需配合他們的飲食需要作安排。所以,當您能正確定義出上列的範疇及內容,基本上您已對是次「家庭外遊」有一個大致的掌握。

至於在自助組織的會務中,我們也可以上列「家庭外遊」這個例子的「掌握全局規劃」的思維,去在工作展開前整理出該項目大致的輪廓。附件有一個以建立地區關顧小組的框架,邀請您嘗試思考練習。

 

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參考:

《掌握全局的思維,起點在於多想想》,https://www.projectup.net/article/view/id/301

Tags: 項目管理, 組織管理, 社署計劃, 年度計劃