項目管理在自助組織中的應用初探(4)︰甘特圖讓您對項目一目了然
較早前的文章提到項目(Project)的定義 及 項目管理(Project Management)的原則，本文將會講解項目管理中常用的工具-甘特圖及工作監管表，如何應用於組織管理中。
圖片來源：pexels.com
甘特圖 (Gantt Chart)
甘特圖是一個能夠呈現項目所涉及的工作範疇及事項、所需時間及負責人的時間表，以便項目負責人有效監察事工的進度及變化。一般以月份作為單位，但若項目時間周期短及工作進度較緊湊，也可適時靈活調整至以周為單位。例子如下:
上圖例子，能夠呈現項目內各項具體工作事項及負責人、所需時間、預計執行之月份及真實發生之月份，這個工具有助負責人在了解項目全貌後，分析出一些跟時間、資源等有關的判斷。
以上列的例子，可以見到這項目的工作較集中在1-3月，組織可因此評估是否有足夠人手處理這些工作，決定在1-3月期間是否有需要減少其他會務及活動，以集中人手處理。
另外，我們亦不難發現一些工作之間的關聯性，如在招聘員工這範疇內，必須於刊登廣告後才可進行面試，因此若刊登廣告的工作延遲，面試的工作也會直接受到影響，甚至出現骨牌效應；從而判斷哪些關鍵工作盡量不要延誤，及延誤後可能之影響。甘特圖就能讓項目各項工作視像化及持續追蹤進展，讓組織作整體把控，並在跟原定計劃出現誤差下，作出工作協調及資源調動的考慮。
附件下載：甘特圖讓您對項目一目了然_Gantt Chart.xlsx
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工作監管表 (Workplan)
工作監管表是筆者較常使用的項目管理工具，因這工作表能有效監管所有工作細項的進度，亦清楚顯示完結期及負責人。與甘特圖不同之處是工作監管表所顯示的事工會較甘特圖詳盡仔細。工作監管表能有效讓項目負責人監察每個細項的情況，下表以招聘職員作為例子:
甘特圖及工作監管表是一個較容易應用於組織管理的工具，前者作為年度計劃之用，可以清楚顯示哪一個時段需要較多資源及人手；後者則可以細緻地分配及監管工作。大家以一個共同的工具作工作跟蹤，並於每月執委會中作出匯報及進度展示，可以促進執委就各會務的處理和溝通，並商討對策。
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