本篇我們分享組織遇到「防止潛在型」問題時的重要課題。先溫習一下，「防止潛在型」即表示問題現時未出現明顯的損害；但不處理會出現嚴重事故。例如會內的互助氣氛減弱，短期內不會有明顯的問題，但時間過去就會發現互助組織的形像失去了， 變成角色定位的嚴重問題。又或者屬社團註冊的組織一直沒有進行核數，按條例是不需要每年進行的，所以問題看似不大；但當社團註冊處抽驗或有贊助團體要求時，就即時出現嚴重問題。

如果能有效找出組織內的「防止潛在型」問題並按部就班處理，便會大大減少出現回復原狀型問題，亦減少出現危機處理的機會， 當然不代表完全不會發生。所以處理這類問題的基本課題就是「預防策略」及「因應策略」。 製定「預防策略」及「因應策略」有2個途徑，分別是︰

  1. 由下而上– 從個別發現的狀況或現象，向上推演可能引發的不良狀態。上面的兩個例子就是以這方法推演出來。
  2. 由上而下– 剛相反，這途徑是先假設最後會發生的不良狀態，然後再思考有甚麼誘因會引發這個不良狀態。

由下而上法

由下而上法是從目前觀察到的個別特定狀況或現象開始著手，經以下四個步驟擬定策略︰

1. 從現況中鎖定必須注意的特定因素

2. 假期不想發生的不良狀況

3. 擬定預防策略(如何排除/消滅引發因素）

4. 擬定因應策略(處理一旦不良狀況出現的情況，即「恢復原狀型」問題)

上面有關核數的例子, 「一直沒有進行核數」便是1. 可見的現況而須要注意的因素。在確定這因素後, 便開始透過自問自答「所以呢?」、「之後會如何?」這兩組問題來進行邏輯推演, 如果最終會發生不良狀況, 那表示你觀察到的現象就是潛在性的重要問題。

狀況︰「組織一直沒有進行核數。」

問︰「所以呢?」、「之後會如何?」

答︰「會不會有人會突然問我地攞黎睇?」

問︰「所以呢?」、「之後會如何?」

答︰「即時交不出！」

問︰「所以呢?」、「之後會如何?」

答︰「如果是社團註冊處問交唔到就煩！」

問︰「所以呢?」、「之後會如何?」

答︰「會影響註冊」

現在已經能看到「沒有進行核數」是一個會引發不良狀況的潛在因素了。

接著就是擬定預防策略, 以排除/消滅引發因素。這步驟重要是把相關的因素分為可控制及不可控制兩類。我們只能訂立策略排除可控制的因素。例如我們可只安排由今年起開始做核數; 但無法阻止註冊處進行抽查。

正因為我們無法找出及排除所有因素, 所以擬定因應策略仍然有其需要, 以至當不想出現的不良狀態一旦出現時進行處理。例如要著手整理上年的財政資料, 當不幸今年就被抽查時可即時進行補回核數的工作以回應政府要求。

值得一提的是擬定預防策略及擬定因應策略是相輔相成的。因為有些因素要絕對排除可能花的代價很高, 反觀可能因應策略相對簡單。如我們未必需要或者能夠做回以往多年的核數; 所以預防策略可以是補做2-3年的, 但整理7年內的資料(註)便是應有的因應策略。

 

由上而下法

由上而下法是首先假設不想出現的不良狀況開始，按以下步驟處理。

1. 假設不想發生的不良狀況

2. 確定引發不良狀況的誘因。(即未顯化的因素)

3. 擬定預防策略 (如何排除/消滅引發因素)

4. 擬定因應策略 (處理一旦不良狀況出現的情況, 即「恢復原狀型」問題)

現在繼續以核數問題作例子。

  1. 對組織來說，資金不足會是一個很困擾的問題，而做成資金不足可以有多個不良狀況
  2. 而「申請不到資助」這不良狀況可以有許多誘因引發，包括不懂寫計劃書、計劃不配合基金主旨及沒有要求的財務證明等。
  3. 當確定了誘因之後，便可以擬訂不同的預防策略。針對「沒有要求的財務證明」這誘因, 策略就是每年做核數報告。
  4. 而因應策略就是要預備「申請不到資助」一但發生時，如何不受影響。

最後一提，我們常說的危機管理，其實是處理「防止潛在型」問題，而非只是因應策略 (即出現不良狀況時的緊急處理方案)。

註︰

香港政府一般要求註冊公司/社團保留7年財務資料

全文完

參考資料︰

<麥肯錫問題分析與解決技巧> 作者︰高杉尚孝，大是文化出版， 2013年3月5日

 

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